Search
× Search
Thursday, December 1, 2022

Office

Организация делопроизводства в небольшом офисе. Профессиональная работа в офисе. Необходимые навыки офисного работника.

Поручения руководителя

Поручения руководителя

База данных «Журнал регистрации поручений руководителя»

База данных позволяет решать две задачи. Первая – это вести учет заданий руководителя, их распределение среди сотрудников офиса, планирование и контроль сроков исполнения, формирование различных отчетов. Вторая – вести учет сотрудников и возложенных на них поручений. Ниже приводится подробное описание возможностей базы данных.

Главная форма «Список задач» и форма «Список сотрудников» 

Основное назначение главной формы – представление списка задач, ответственных, сроков исполнения и важность поручений. 

Главная форма

Главная форма

Работа с формой организована с помощью меню, расположенного в ее верхней части. 

1. Кнопка «Новая задача» открывает форму регистрации, с помощью которой формируется учетная карточка задачи. При нажатии на порядковый номер в списке задач главной формы открывается регистрационная карточка задачи для просмотра и редактирования задачи. Эту карточку также можно открыть двойным щелчком в поле «Название».

Карточка регистрации поручения

Карточка регистрации поручения

Форма регистрации новых поручений. Также используется для просмотра и редактирования учетных данных.

2. С помощью кнопки «Отправить список по почте» пользователь может переслать список адресату. Причем список может быть сформирован в нескольких форматах (1) и быть оправлен целиком или частично (2).

Отправить по почте

Отправить по почте

Меню опций формирования списка задач для отправки.

3. Выпадающий список «Отчеты» позволяет сформировать один из семи доступных отчетов.

Меню "Отчеты"

Меню "Отчеты"

Список всех отчетов позволяет открыть любой отчет в режиме просмотра.

4. У правого поля основной формы находится кнопка перехода к списку сотрудников. 

5. Двойной щелчок на фамилии ответственного в списке задач открывает личную карточку сотрудника, ответственного за выполнение поручения.

Карточка ответственного лица

Карточка ответственного лица

Форма регистрации, редактирования и просмотра

6. Помимо регистрационных данных сотрудника карточка содержит список поручений сформированных для данного сотрудника, который находится на закладке «Задачи». Двойной щелчок в поле наименование открывает регистрационную карточку задачи в режиме просмотра и редактирования. 

7. Меню в верхней части формы позволяет: 1. Выбрать из списка карточку другого сотрудника; 2. Отправить письмо сотруднику и проинформировать его о новом поручении; 3. Если этого сотрудника нет в списке контактов Outlook, автоматически создать этот контакт; 4. Создать регистрационную карточку для нового сотрудника. 

8. Список всех сотрудников, получивших поручения можно увидеть на форме «Список сотрудников».

Список ответственных

Список ответственных

Общий список сотрудников с указанием поручений

Закладка "Задачи"

Закладка "Задачи"

Список задач на вкладке регистрационной карточки ответственного лица.

9. В низу формы находятся кнопки навигации. 

10. Рядом с кнопками есть индикатор фильтра и 

11. Окно поиска. 

12. При большом количестве записей удобно пользоваться фильтром в любом из полей формы. Для этого достаточно нажать правую клавишу мыши и выбрать из меню нужный фильтр.

Фильтр по значению

Фильтр по значению

Фильтрация данных в окне формы.

Отчеты 

База данных позволяет формировать семь отчетов. Прежде чем отправить отчет на печать, пользователь может просмотреть отчет на экране и при необходимости отредактировать дынные, воспользовавшись гиперссылками в тексте отчета.

Активные задачи

Активные задачи

Форма отчета

Например, гиперссылка в поле «Наименование» (1) открывает учетную карточку задания, гиперссылка в поле «Ответственный» (2) открывает учетную карточку сотрудника, которая также содержит список поручений этого сотрудника. 

Список задач

Список задач

Форма отчета выводит на экран список текущих и выполненных поручений, что позволяет сохранять историю работы сотрудников за период.

Информация о поручениях

Информация о поручениях

Форма отчета.

Контроль исполнения задач

Контроль исполнения задач

Форма отчета.

Последние два отчета касаются сотрудников офиса. Это адресная книга и телефонный справочник сотрудников. 

Телефонная книга ответственных

Телефонная книга ответственных

Форма отчета.

Адресная книга сотрудников

Адресная книга сотрудников

Форма отчета

Технические требования 

Для работы с базой данных пользователь должен иметь на компьютере Windows 7 или выше и приложение Access не ниже версии 2007. Если у вас нет возможности приобрести полную версию программы, вы можете использовать бесплатную версию программы, которая называется «Среда выполнения Microsoft Access 2013».  

 Технические особенности 

1. В основу базы был положен шаблон Microsoft – Tasks. 

2. Для работы с приложением не требуется специальная подготовка. 

3. База данных позволяет работать с очень большим массивом информации – до 2Гб. 

4. Расширение файла базы данных – *.accde – указывает, что файл закрыть для изменений программного кода. 

5. В состав пакета также входит исходный файл приложения, открытый для редактирования (требуется полная версия Access).

Previous Article Сотрудники и клиенты компании
Next Article Требования к построению формуляра образца
Print
9293 Rate this article:
No rating

Gallery

Comments

Please login or register to post comments.
Terms Of UsePrivacy StatementCopyright [2007-2022] by OfficeProfi
Back To Top