Search
× Search
Thursday, December 1, 2022

Office

Организация делопроизводства в небольшом офисе. Профессиональная работа в офисе. Необходимые навыки офисного работника.

Практические рекомендации по созданию баз данных
SuperUser Account

Практические рекомендации по созданию баз данных

Access для Microsoft Access 2021, Access 2019, Access 2016, Access 2013, Access 2010, Access 2007

База данных с правильной структурой обеспечит вам доступ к актуальным и точным сведениям. Поскольку правильная структура важна для выполнения поставленных задач при работе с базой данных, имеет смысл изучить принципы создания баз данных. Это поможет вам создать базу данных, отвечающую вашим потребностям и позволяющую быстро вносить в нее изменения.

В этой статье приведены рекомендации по планированию базы данных для настольного компьютера. Вы узнаете, как выбирать необходимые сведения, как распределять данные по таблицам и столбцам и как таблицы связаны друг с другом. Прежде чем создавать свою первую базу данных, прочитайте эту статью.


В этой статье:


Терминология, связанная с базами данных

В Microsoft Office Access данные организуются в таблицы — совокупности строк и столбцов, аналогичные бумагам бухгалтера или книге Microsoft Office Excel 2007 и выше. Простая база данных может состоять всего из одной таблицы. Большинство баз данных включают несколько таблиц. Например, в одной таблице могут храниться сведения о продуктах, во второй — сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах.

Image

Каждая строка называется также записью, а каждый столбец, или тип элемента, называется также полем. Записи позволяют комбинировать данные. Поля представляют собой отдельные элементы данных — типы элементов для каждой строки. Например, в таблице «Продукты» каждая строка или запись содержит сведения об одном продукте. В каждом столбце или поле хранятся определенные данные о продукте, например наименование или цена.

К началу страницы

Правильная структура базы данных

В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип заключается в необходимости исключать повторяющиеся (или лишние) данные, т. к. они занимают место и повышают вероятность возникновения ошибок и неполадок. Второй принцип касается важной роли правильных и полных данных. Если база данных содержит неправильные данные, все отчеты, в которых данные объединяются, будут также содержать неверные сведения. Это может привести к принятию неправильных решений на основе отчетов.

Правильная структура базы данных подразумевает:

  • распределение данных по тематическим таблицам в целях сокращения объема повторяющихся данных;
  • добавление в Access данных, необходимых для объединения сведений, которые содержатся в таблицах;
  • возможность поддержания и отслеживания точности и целостности данных;
  • соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.

 К началу страницы

 

Процесс разработки

Процесс разработки базы данных включает следующие шаги.

  • Определение цели создания базы данных   

Это позволяет подготовиться к выполнению следующих шагов.

  • Поиск и организация необходимых данных   

Следует собирать все данные, которые необходимо сохранить в базе данных, например, наименования продуктов и номера заказов.

  • Распределение данных по таблицам   

Распределите элементы данных по группам или темам, например «Продукты» или «Заказы». Для каждой темы будет создана таблица.

  • Преобразование элементов данных в столбцы   

Определите, какие данные требуется хранить в каждой таблице. Каждый элемент данных будет введен в отдельное поле и станет столбцом таблицы. Например, таблица «Сотрудники» может содержать такие поля, как «Фамилия» и «Дата найма».

  • Задание первичных ключей   

Выберите первичные ключи таблиц. Первичный ключ — столбец для однозначного определения каждой записи, например код продукта или заказа.

  • Создание связей между таблицами   

Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.

  • Усовершенствование структуры   

Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Проанализируйте полученные результаты. Внесите в структуру необходимые изменения.

  • Применение правил нормализации   

Примените правила нормализации, чтобы проверить правильность структуры таблиц. Внесите в таблицы необходимые изменения.

К началу страницы

Определение цели создания базы данных

Целесообразно записать цель создания базы данных на бумаге: задачи, способы использования и список пользователей. Для базы данных небольшого объема для работы на дому можно определить следующую простую цель: «База данных клиентов содержит сведения о клиентах и используется для рассылки сообщений электронной почты и отчетов». При создании более сложной базы данных для большого количества пользователей, например в организации, описание цели может состоять из нескольких параграфов; необходимо указать время и способы использования базы данных различными пользователями. Основная задача — составить подробное описание цели создания базы данных, чтобы иметь возможность обращаться к нему в процессе проектирования. Наличие описания позволяет следовать поставленным целям в процессе принятия решений.

К началу страницы

Поиск и организация необходимых данных

Процесс поиска и организации необходимых данных следует начать с записи имеющихся сведений. Например, можно записать заказы из главной книги или сохранить сведения о клиентах из картотеки. Соберите необходимые документы и составьте список типов данных (например, список полей в бланке). Если бланки не используются, представьте, что необходимо создать бланк для записи сведений о клиентах. Какие данные требуется записывать? Какие поля для заполнения необходимо создать? Определите нужные элементы и составьте их список. Предположим, что сведения о клиентах хранятся в картотеке. Анализ карточек позволяет определить, что в них содержатся такие сведения, как имя клиента, адрес, город, область, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов может стать столбцом таблицы.

При подготовке списка необязательно стремиться придать ему законченный вид с первого раза. Следует записывать все возможные варианты. Если база данных предназначена для нескольких пользователей, попросите их предложить свои варианты. Список можно исправить позднее.

Затем следует определить типы отчетов или рассылок, которые требуется выполнять из базы данных. Например, может потребоваться выполнять отчет о продажах продуктов по регионам или сводный отчет по запасам продуктов. Может также потребоваться создавать письма, адресованные клиентам и содержащие сведения о продажах или специальных предложениях. Продумайте структуру отчета, определите его внешний вид. Какие сведения требуется включить в отчет? Составьте список нужных сведений. Выполните те же действия для писем и других отчетов.

Image

Определение структуры отчетов и рассылок позволяет выявить элементы, которые требуется включить в базу данных. Предположим, что требуется предоставить клиентам возможность подписываться или отменять подписку на регулярную рассылку новостей, а также иметь возможность выводить на печать список подписчиков. Для записи этих сведений в таблицу клиентов следует добавить столбец для отправки сообщений электронной почты. В этом поле можно выбрать вариант «Да» или «Нет» для каждого клиента.

Для отправки клиентам сообщений электронной почты необходимо записать еще один элемент данных. Если клиент согласится получать сообщения электронной почты, потребуется записать его адрес электронной почты. Следовательно, для каждого клиента потребуется сохранить адрес электронной почты.

Удобно создать прототип каждого отчета или списка клиентов для печати и определить, какие элементы данных потребуются для их создания. Например, анализ письма позволяет выявить несколько элементов. Если требуется включить в письмо приветствие — например строку «г.» или «г-жа», — необходимо создать соответствующий элемент. Кроме того, письмо, как правило, начинается со стандартной фразы «Уважаемый г. Егоров», а не с «Уважаемый г. Владимир Егоров». Поэтому фамилию требуется сохранять отдельно от имени.

Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилия была доступна для использования. Например, чтобы выполнить сортировку отчета по фамилиям, необходимо сохранить их в отдельных полях. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.

Составьте список вопросов, ответы на которые требуется получать с помощью базы данных. Например, каков объем продаж отдельного продукта за последний месяц? Где находятся самые перспективные клиенты? Кто поставляет самый продаваемый продукт? Список возможных вопросов позволяет определить дополнительные элементы данных для записи.

После сбора данных можно переходить к следующему шагу.

К началу страницы

 

Распределение данных по таблицам

Чтобы распределить данные по таблицам, выделите основные группы или темы. Например, после поиска и организации данных для базы данных продаж продуктов может быть составлен следующий список:

Image

Основные группы — продукты (Products), поставщики (Suppliers), клиенты Customers) и заказы (Orders). Поэтому целесообразно создать четыре таблицы: по одной для сведений о продуктах, поставщиках, клиентах и заказах. Хотя составленный список не является полным, можно начать с этих основных таблиц. Список можно дополнять до тех пор, пока не будет получена нужная структура базы данных.

При первом просмотре предварительного списка элементов может показаться, что целесообразнее поместить все элементы в единую таблицу вместо того чтобы создавать четыре таблицы, как показано в предыдущем примере. В этом разделе объясняется, почему такой подход неэффективен. Ознакомьтесь с таблицей на иллюстрации.

В данном случае каждая строка содержит данные о продуктах и поставщиках. Поскольку один поставщик поставляет различные продукты, его имя и адрес приходится вводить повторно. При этом место на диске используется неэффективно. Более рациональным решением является сохранение сведений о поставщике в отдельной таблице поставщиков и связывание этой таблицы с таблицей продуктов.

Вторая проблема при такой структуре базы данных возникает при необходимости изменить данные о поставщике. Предположим, что требуется изменить адрес поставщика. Поскольку данные о поставщике содержатся в большом количестве строк, пользователь может пропустить некоторые из них. Эту проблему можно также решить с помощью сохранения адреса поставщика в одном расположении.

Продукты и поставщики в одной таблице

Продукты и поставщики в одной таблице

При разработке базы данных следует стремиться к однократному сохранению каждого элемента данных. Если данные повторяются (например, адрес отдельного поставщика), поместите их в отдельную таблицу.

Наконец, предположим, что компания Coho Winery поставляет только один продукт и его требуется удалить, но при этом сохранить сведения об имени и адресе поставщика. Как удалить запись о продукте, сохранив при этом данные поставщика? Это невозможно. Поскольку каждая строка содержит данные о продукте, а также данные о поставщике, невозможно удалить эти данные отдельно друг от друга. Чтобы разделить эти данные, необходимо создать две таблицы: одну для сведений о продуктах, а вторую — для сведений о поставщиках. В этом случае удаление записи о продукте не будет приводить к удалению данных о поставщике.

После выбора темы для таблицы необходимо отслеживать, чтобы столбцы этой таблицы содержали данные только по этой теме. Например, таблица продуктов должна содержать только сведения о продуктах. Поскольку адрес поставщика относится к данным о поставщиках, а не о продуктах, он должен быть сохранен в таблице поставщиков.

К началу страницы

 

Преобразование элементов данных в столбцы

Чтобы определить столбцы таблицы, следует решить, какие сведения требуется отслеживать для таблицы. Например, в таблицу клиентов можно включить столбцы «Имя», «Адрес», «Город/область/почтовый индекс», «Отправка электронной почты», «Обращение» и «Адрес электронной почты». Все строки содержат одинаковый набор столбцов, поэтому для каждой строки можно сохранять соответствующие сведения. Например, столбец «Адрес» содержит адреса клиентов. Каждая запись содержит сведения только об одном клиенте, и поле адреса содержит адрес этого клиента.

Первоначальный набор столбцов для каждой таблицы можно дополнять новыми столбцами. Например, удобно хранить имя и фамилию клиента в разных столбцах, чтобы облегчить сортировку, поиск и создание индекса. Адрес также состоит из нескольких компонентов: адреса, города, области, почтового индекса и страны, которые лучше хранить в отдельных столбцах. Например, если требуется выполнить поиск, фильтрацию или сортировку по области, необходимо хранить сведения об области в отдельном столбце.

Следует также определить, какого рода данные будут храниться в базе данных: национального или международного уровня. Например, если планируется хранить в базе данных международные адреса, лучше использовать столбец «Регион» вместо «Страна», т. к. в таком столбце можно указывать области внутри своей страны и регионы других стран. Таким же образом в поле Почтовый индекс можно будет хранить почтовые индексы разных стран.

В приведенном ниже списке содержатся несколько советов по созданию столбцов.

  • Не включайте в таблицу вычисляемые данные   

Не следует хранить в таблицах результаты вычислений. Вместо этого можно выполнять вычисления в Access при каждой необходимости получить результат. Предположим, что в отчете о заказанных продуктах отображаются промежуточные итоги для заказанных продуктов каждой категории. Однако таблица не содержит столбец для промежуточных итогов. Вместо этого таблица включает столбец для заказанных продуктов, в котором хранится количество каждого продукта. С помощью этих данных Access высчитывает промежуточные итоги при каждой печати отчета. Сами промежуточные итоги не хранятся в таблице.

  • Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты   

Может показаться, что лучше создавать единые поля для сохранения полных имен или названий продуктов вместе с их описаниями. Однако объединение различных данных в одном поле затрудняет их дальнейшее извлечение. Следует разбивать информацию на логические компоненты. Например, можно создать отдельные поля для имени и фамилии или для названия, категории и описания продукта.

Список компонентов информации

Список компонентов информации

После создания столбцов в таблицах можно выбрать первичный ключ для каждой таблицы.

К началу страницы

Задание первичных ключей

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Как правило, в этих целях используется уникальный идентификационный номер, например код сотрудника или серийный номер. В базе данных такие сведения носят название первичного ключа таблицы. В Access первичные ключи служат для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и их отображения для пользователя.

Если в таблице имеется уникальный идентификатор, например номер продукта, который однозначно определяет каждый продукт в каталоге, его можно использовать в качестве первичного ключа таблицы, но значения этого столбца должны быть различными для всех записей. Первичный ключ не должен содержать повторяющихся значений. Например, не следует использовать в качестве первичного ключа имена людей, т. к. они не являются уникальными. В одной таблице могут существовать две записи с одинаковыми именами.

Первичный ключ должен всегда иметь значение. Если столбец допускает неназначенное или отсутствующее значение, его не следует использовать в качестве компонента первичного ключа.

Значение первичного ключа не должно меняться. В базе данных с несколькими таблицами первичный ключ одной таблицы может использоваться в качестве ссылки в других таблицах. Если первичный ключ изменяется, это изменение необходимо применить ко всем ссылкам на этот ключ. Благодаря использованию первичного ключа с постоянным значением снижается вероятность нарушения синхронизации с другими таблицами.

Часто в качестве первичного ключа используется произвольное уникальное числовое значение. Например, каждому заказу можно присвоить уникальный номер для однозначного определения заказа. Этот номер не подлежит изменению.

Таблица с полем Счетчик

Таблица с полем Счетчик

Если не удается выбрать столбец или набор столбцов для использования в качестве первичного ключа, можно использовать столбец с типом данных «Счетчик». При использовании такого столбца в Access автоматически назначаются значения. Такой код не содержит сведений; в нем нет описания строки, которую он представляет. Бессодержательные коды идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, т. к. они не изменяются. Первичный ключ, содержащий фактические данные о строке, например номер телефона или имя клиента, более подвержен изменениям, т. к. фактические сведения могут измениться.

В некоторых случаях в качестве первичного ключа таблицы требуется использовать два и более полей. Например, для таблицы сведений о заказах, в которой хранятся элементы строк для заказов, в первичном ключе можно использовать два столбца: код заказа и код продукта. Первичный ключ из нескольких столбцов называется составным.

Таблицы с ключевыми полями

Таблицы с ключевыми полями

В базе данных продаж можно создать столбец счетчика для первичного ключа всех таблиц: «КодТовара» для таблицы товаров, «КодЗаказа» для таблицы заказов, «КодКлиента» для таблицы клиентов и «КодПоставщика» для таблицы поставщиков.

 К началу страницы

Создание связей между таблицами

После распределения данных по таблицам необходимо получить возможность объединять их. Например, изображенная ниже форма включает сведения из нескольких таблиц.


Форма содержит сведения из нескольких таблиц

Форма содержит сведения из нескольких таблиц

1. Эта форма содержит данные из таблицы клиентов,
2. сотрудников,
3.  заказов,
4 продуктов
5 и сведений о заказах.

Access — это система управления реляционными базами данных. В реляционной базе данных сведения распределяются по отдельным, тематически организованным таблицам. Для объединения данных используются связи между таблицами.

 К началу страницы

Создание отношения «один-ко-многим»

Рассмотрим следующий пример: база данных заказов продуктов содержит таблицы поставщиков и продуктов. Поставщик может поставлять любое количество продуктов. Следовательно, для каждого поставщика из таблицы поставщиков в таблице продуктов может содержаться большое количество продуктов. Поэтому связь между таблицей поставщиков и таблицей продуктов представляет собой отношение «один-ко-многим».

Отношение "один ко многим"

Отношение "один ко многим"

Чтобы создать отношение «один-ко-многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» в таблицу на стороне «многие» в виде дополнительного столбца. В данном примере необходимо добавить столбец кода поставщика из таблицы поставщиков в таблицу продуктов. После этого Access сможет использовать код поставщика из таблицы продуктов для поиска поставщика каждого продукта.

Столбец кода поставщика в таблице продуктов называется внешним ключом. Внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы. Столбец кода поставщика в таблице продуктов является внешним ключом, т. к. он является также первичным ключом таблицы поставщиков.

Основой для связывания таблиц является объединение первичных и внешних ключей в пары. Если не удается определить таблицы с общим столбцом, создание отношения «один-ко-многим» обеспечивает необходимость общего столбца для двух таблиц.

Пары первичных и внешних ключей

Пары первичных и внешних ключей

 К началу страницы

Создание отношения «многие-ко-многим»

Рассмотрим связь между таблицами продуктов и заказов.

Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы заказов может существовать несколько записей в таблице продуктов, и наоборот. Такой тип связи называется отношением «многие-ко-многим». Обратите внимание, что для обнаружения отношения «многие-ко-многим» между таблицами важно рассмотреть обе стороны.

Темы двух таблиц — заказы и продукты — связаны отношением «многие-ко-многим». Это проблема. Представьте, что произойдет, если создать связь между двумя таблицами путем добавления поля с кодом продукта в таблицу заказов. Чтобы заказ мог содержать несколько продуктов, каждый заказ в таблице должен включать несколько записей. В этом случае сведения о заказе должны повторяться в каждой строке заказа, что может привести к неэффективности структуры таблицы и неточности данных. Такая же трудность возникает при создании поля с кодом заказа в таблице продуктов — для каждого продукта в таблице существует несколько записей. Как решить эту проблему?

Решением является создание третьей, связующей, таблицы, в которой отношение «многие-ко-многим» разбивается на два отношения «один-ко-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры отношения.

Связь "многие-к-многим" преобразуется в "один-к-многим"

Связь "многие-к-многим" преобразуется в "один-к-многим"

Каждая запись в таблице сведений о заказах представляет собой отдельный элемент строки заказа. Первичный ключ таблицы состоит из двух полей — внешних ключей таблиц заказов и продуктов. Невозможно использовать для первичного ключа этой таблицы только поле с кодом заказа, т. к. один заказ может содержать много элементов строк. Код заказа повторяется для каждого элемента строки, поэтому это поле не содержит уникальных значений. Невозможно также использовать только поле с кодом продукта, т. к. один продукт может входить в несколько заказов. Однако использование двух полей позволяет получить уникальное значение для каждой записи.

В базе данных продаж продуктов таблицы заказов и продуктов не имеют непосредственной связи. Они связаны опосредованно через таблицу сведений о заказах. Отношение «многие-ко-многим» между заказами и продуктами представлено в базе данных двумя отношениями «один-ко-многим»:

  • Таблицы заказов и сведений о заказах связаны отношением «один-ко-многим». Каждый заказ содержит несколько элементов строк, но каждый элемент связан только с одним заказом.
  • Таблицы продуктов и сведений о заказах связаны отношением «один-ко-многим». Каждый продукт может быть связан с несколькими элементами строк, но каждый элемент связан только с одним продуктом.

В таблице сведений о заказах можно определить продукты для отдельного заказа. Можно также определить заказы для отдельного продукта.

После создания таблицы сведений о заказах список таблиц и полей может выглядеть следующим образом:

К началу страницы

Создание отношения «один-к-одному»

Следующий тип отношений — отношение «один-к-одному». Предположим, что требуется сохранить дополнительные сведения о продукте, которые редко используются или применимы к небольшому числу продуктов. Поскольку эта информация используется редко и ее сохранение в таблице продуктов требует создания дополнительного пустого поля для всех продуктов, к которым она не применима, лучше поместить эту информацию в отдельную таблицу. Как и в таблице продуктов, в качестве первичного ключа используется код продукта. Дополнительная таблица и таблица продуктов связаны отношением «один-к-одному». Для каждой записи таблицы продуктов в дополнительной таблице существует одна запись. При определении отношения такого типа обе таблицы должны содержать одно поле.

Если возникает необходимость в создании в базе данных отношения «один-к-одному», рассмотрите возможность объединения данных в одну таблицу. Если этот вариант неприемлем, например по причине возникновения пустых полей, используйте приведенный ниже список для определения отношения в структуре базы данных.

  • Если таблицы объединены одной темой, отношение можно создать посредством использования общего первичного ключа.
  • Если тематика и первичные ключи таблиц различаются, следует выбрать любую из таблиц и вставить ее первичный ключ в другую таблицу в качестве внешнего ключа.

Определение связей между таблицами позволяет обеспечить правильность таблиц и столбцов. При наличии отношения «один-к-одному» или «один-ко-многим» таблицы должны содержать общие столбцы. При наличии отношения «многие-ко-многим» требуется третья таблица.

К началу страницы

Усовершенствование структуры

После создания необходимых таблиц, полей и связей следует заполнить таблицы образцами данных и выполнить с ними различные операции: создание запросов, добавление новых записей и т. д. Это позволит выявить возможные проблемы — например, может потребоваться добавить дополнительный столбец или разбить одну таблицу на две для исключения повторяющихся данных.

Проверьте, можно ли использовать базу данных для получения ответов на нужные вопросы. Создайте черновые формы и отчеты и убедитесь, что в них отображаются нужные данные. Проверьте базу данных на наличие повторяющихся данных и при необходимости удалите эти данные.

В начале работы с базой данных можно выявить области для усовершенствования ее структуры. Можно обратить внимание на следующие пункты:

  • Отсутствие необходимых столбцов. Если некоторые столбцы отсутствуют, следует определить, в какую из существующих таблиц можно добавить данные. Если данные относятся к другой теме, может потребоваться дополнительная таблица. Создайте столбец для каждого элемента данных, который требуется отслеживать. Если данные невозможно получить из других столбцов путем вычислений, может потребоваться новый столбец.
  • Наличие столбцов, данные которых можно получать из существующих полей путем вычислений. Если данные можно получать из других столбцов путем вычислений — например, цену со скидкой можно вычислять на основе розничной цены — рекомендуется избегать использования дополнительных столбцов.
  • Наличие многократно повторяющихся данных в таблицах. В этом случае следует разделить таблицу на две таблицы и связать их отношением «один-ко-многим».
  • Наличие таблиц с большим количеством полей, ограниченным количеством записей и пустыми полями в отдельных записях. В этом случае может потребоваться изменить структуру таблицы, чтобы сократить число полей и увеличить число записей.
  • Разбиение каждого элемента данных на минимальные компоненты. Если элемент данных требуется использовать для отчетов, сортировки, поиска или вычислений, его следует поместить в отдельный столбец.
  • Наличие в столбце данных, относящихся к теме таблицы. Если столбец содержит данные, которые не относятся к теме таблицы, их следует поместить в другую таблицу.
  • Наличие связей между таблицами, представленных общими полями или третьей таблицей. Для создания отношений «один-к-одному» и «один-ко-многим» требуются общие столбцы. Для создания отношения «многие-ко-многим» требуется третья таблица.

Усовершенствование структуры таблицы продуктов

Предположим, что все продукты в базе данных можно разделить на несколько общих категорий, например напитки, приправы или рыбные продукты. Таблица продуктов может содержать поле, в котором указана категория продукта.

Предположим, что после анализа и усовершенствования структуры базы данных было решено сохранять не только имя категории продуктов, но и ее описание. Если добавить поле с описанием категории в таблицу продуктов, описание придется повторять для каждого продукта в отдельной категории, а это решение не является рациональным.

Более рациональный подход — выделить категорию как отдельную тему для отслеживания в базе данных, создать отдельную таблицу с собственным первичным ключом. Затем первичный ключ таблицы категорий можно добавить в таблицу продуктов в качестве внешнего ключа.

Таблицы категорий и продуктов связаны отношением «один-ко-многим»: категория может включать несколько продуктов, но при этом каждый продукт может входить лишь в одну категорию.

В процессе анализа структуры таблиц следует выявлять повторяющиеся группы. Предположим, что таблица содержит следующие столбцы:

  • Код продукта
  • Имя
  • Код продукта1
  • Имя1
  • Код продукта2
  • Имя2
  • Код продукта3
  • Имя3

В данном случае продукты — повторяющиеся группы столбцов, отличные друг от друга только номером в имени столбца. Если столбцы пронумерованы таким образом, следует пересмотреть структуры таблицы.

Такая структура имеет несколько недостатков. Прежде всего, существует верхний предел для числа продуктов. После превышения этого предела в таблицу необходимо добавить новую группу столбцов, а эта задача сложна для выполнения.

Следующий недостаток заключается в том, что если число продуктов для отдельного поставщика меньше максимального, некоторые столбцы будут оставаться пустыми. Но самый серьезный недостаток такой структуры — усложнение многих задач, таких как сортировка или создание индекса таблицы по коду или наименованию продукта.

При наличии повторяющихся групп следует рассмотреть возможность разбиения одной таблицы на две. В приведенном выше примере лучше создать две таблицы: одну — для поставщиков, а вторую — для продуктов, и связать их с помощью кода поставщика.

К началу страницы

 

Применение правил нормализации

Следующим этапом создания базы данных может стать применение правил нормализации данных (или просто правил нормализации). Эти правила позволяют проверить правильность структуры таблиц. Процесс применения этих правил к структуре базы данных называется нормализацией базы данных или просто нормализацией.

Нормализацию рекомендуется выполнять после внесения в базу данных всех элементов данных и создания предварительной структуры. Цель этого процесса — проверить правильность распределения элементов данных по таблицам. Однако нормализация не позволяет проверить правильность самих элементов данных.

Применение правил нормализации выполняется последовательно; на каждом этапе проверяется соответствие базы данных одной из т. н. нормальных форм. Существует пять нормальных форм. В этой статье описываются первые три формы, поскольку их применения достаточно для большинства баз данных.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма содержит правило о том, что каждая ячейка на пересечении строки и столбца в таблице должна содержать отдельное значение, а не список значений. Например, поле «Цена» должно содержать лишь одно значение цены. Если на пересечении строки и столбца находится ячейка, она должна содержать лишь одно значение.

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма содержит требование о том, что каждый столбец, не входящий в ключ, должен находиться в зависимости от всего ключевого столбца, а не от его части. Это правило применимо в том случае, если первичный ключ состоит из нескольких столбцов. Предположим, что таблица, в которой первичный ключ состоит из столбцов с кодом заказа и кодом продукта, содержит следующие столбцы:

  • Код заказа (первичный ключ)
  • Код продукта (первичный ключ)
  • Имя продукта

Такая структура не соответствует второй обычной форме, т. к. имя продукта зависит от кода продукта, но не зависит от кода заказа; следовательно, этот столбец зависит лишь от части первичного ключа. Столбец с именем продукта следует удалить из таблицы. Он должен быть включен в другую таблицу (таблицу продуктов).

Третья нормальная форма

Третья нормальная форма содержит требование о том, что столбцы, не являющиеся ключевыми, должны не только зависеть от всего первичного ключа, но и быть независимыми друг от друга.

Другими словами, каждый столбец, не являющийся ключевым, должен зависеть только от первичного ключа. Предположим, что таблица содержит следующие столбцы:

  • Код продукта (первичный ключ)
  • Имя
  • Рекомендуемая розничная цена
  • Скидка

Предположим, что скидка зависит от рекомендуемой розничной цены. В этом случае таблица не соответствует требованию третьей обычной формы, т. к. столбец скидки, не являющийся ключевым, зависит от другого столбца, не являющегося ключевым (столбца рекомендуемой розничной цены). Требование о независимости столбцов друг от друга означает, что изменение любого неключевого столбца не должно влиять на другие столбцы. Но при изменении значения в столбце розничной цены значение скидки изменялось бы соответствующим образом, нарушая правило. Поэтому в данном случае столбец скидки следует перенести в другую таблицу, в которой столбец розничной цены является ключевым.

К началу страницы

Источник >>

Previous Article Выбор между Access и Excel
Next Article Сотрудники и клиенты компании
Print
5516 Rate this article:
No rating

Gallery

Comments

Please login or register to post comments.
Terms Of UsePrivacy StatementCopyright [2007-2022] by OfficeProfi
Back To Top