Работа в офисе

Оформление деловых писем

Правила оформления деловых писем

Автор: Куратор/24 апреля 2014 г./Категории: Офис, Работа секретаря, Ведение переписки по-русски

Письмо должно освещать один вопрос: это упрощает последующее его исполнение. Письмо по содержанию должно быть простым, лаконичным, убедительным. Текст письма состоит из вводной и основной частей:

  • во вводной'части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т. д.;
  • в основной части письма излагают: цель, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т. д.

В коммерческих письмах принято использовать стандартные фразы. Например, чтобы объяснить мотивировку написания письма используются такие фразы, как:

В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Вашу просьбу... .
В подтверждение нашей договоренности...

Следующие фразы являются распространенным «стандартным» началом делового письма:

Извещаем, что... ...мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего сведения, что... ...наш завод прекратил производство интересующих Вас изделий.

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются от (а) третьего лица единственного числа: Кооператив гарантирует... не возражает... предлагает...; от (б) третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят...; от (в) первого лица множественного числа: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передаются от (а)первого лица единственного числа: Прошу ...Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...; от (б)первого лица множественного числа: Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...

Примеры «стандартных» конструкций:

Просим... ... Вас проверить ход выполнения работ... 
Прошу... ... принять меры...
Высылаем... ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем... ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем... ... получение спецификации на...
АООТ «Росмоспром» подтверждает... ... условия поставки оборудования...
Напоминаем, что... ...в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам, что... ... Ваша задолженность по оплате составляет...
Сообщаем, что... ... задержка в отгрузке... произошла ввиду...

В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:

Просим Вас не задерживать ответ...
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

Заключительная формула вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «Суважением ...»; в отдельных случаях — «Ваш ...», «Искренне Ваш...»

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» .... и т.д.

Большое значение имеет для формирования положительного образа организации или фирмы соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

Если вы ждали ответ и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по...».

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. 

В деловой переписке неуместно применение выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.

В составе реквизитов служебного письма отсутствуют такие реквизиты как наименование вида документа,  гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии; реквизиты гриф согласования), визы размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит отметка об исполнителе, если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.

Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем) с угловым расположением постоянных реквизитов. Используют бланки формата А4. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем, как правило, не применяются.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату; второй — на чистом листе бумаги (отпуск, копия) — подшивают в дело.

Шаблон (макет) служебного письма прилагается.

Печать

Просмотры (11405)/Комментарии (0)

Написать комментарий

Имя:
Email:
Комментарий:
Добавить комментарий

Name:
Email:
Тема:
Сообщение:
x

Все приложения Microsoft Office 2013 и 2016

Обучающие курсы на сайте Microsoft


Начало работы в Word Работа в Excel Работа в OneNote Работа в Outlook Работа в PowerPoint Работа в Access Работа в Project Работа в Publisher Служба SharePoint Работа в Visio Работа с программами Office Программа обмена мгновенными сообщениями

Шаблоны

Условно бесплатные документы и шаблоны на русском и английском языках, необходимые для работы в офисе.
Деловая переписка по-английски
Просмотры: 2114
Цена: RUB 200,00
  Более 1000 устойчивых словосочетаний и более 50 ша..
Деловая переписка по-русски
Просмотры: 2339
Цена: RUB 150,00
  Примеры стандартных фраз и типовых писем. Удобный ..
Переписка на английском
Просмотры: 1836
Цена: RUB 250,00
  База данных включает в себя более тысячи фраз, уст..
Техника составления деловых писем
Просмотры: 2007
Цена: RUB 100,00
  Стандартные приемы ведения переписки на английском..
Поручения руководителя
Просмотры: 2270
Цена: RUB 80,00
  База данных «Журнал регистрации поручений ..
Сотрудники
Просмотры: 1703
Цена: RUB 60,00
  По своей структуре и исполнению очень похожа на ба..

  Кол-во: 7  Размер: 6  Страница: 1 из 21 2 след.   
×  Киоск личных коллекций

Стандарты, инструкции, документы, шаблоны

Документы для бесплатного скачивания. Возможна сортировка содержания таблицы. Для сортировки следует нажать на заголовок столбца.

 НазваниеОписаниеКатегорияРазмерЗагрузки
ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования)госстандарт1,12 MB699
ГОСТ Р 51141-98ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное)госстандарт504,32 KB823
Инструкция по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятиистандарт488,93 KB746
Закон РФ N 149-ФЗФедеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информациизакон56,79 KB360
Об акционерных обществахФедеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах"закон886,53 KB321
ОК 011-93Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) - ред. от 26.09.2013 классификатор1,96 MB556
Указания ГоскомстатаУказания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплатыинструкция35,69 KB431
Форма Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работушаблон14,71 KB850
Форма Т-2Личная карточка работникашаблон26,18 KB619
Форма Т-2ГМСЛичная карточка государственного (муниципального) служащегошаблон25,68 KB327
Форма Т-3Штатное расписаниешаблон16,35 KB656
Форма Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работникашаблон17,43 KB302
Форма Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работушаблон15,10 KB427
Форма Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникушаблон14,79 KB548
Форма Т-7График отпусковшаблон15,59 KB602
Форма Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении)шаблон14,88 KB424
Форма Т-9Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировкушаблон14,65 KB536
Форма Т-10Командировочное удостоверение. шаблон27,38 KB417
Форма Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.шаблон15,70 KB382
Форма Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работникашаблон43,00 KB430
Форма Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудашаблон152,00 KB485
Форма Т-13Табель учета рабочего временишаблон51,00 KB510
Форма Т-49Расчетно-платежная ведомостьшаблон94,00 KB355
Форма Т-51Расчетная ведомостьшаблон50,50 KB358
Форма Т-54Лицевой счетшаблон47,00 KB359
Форма Т-54аЛицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. шаблон35,00 KB281
Форма 00Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона - Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны - Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. шаблон38,50 KB328
Форма ТД-1Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.шаблон31,96 KB396
Форма Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работникушаблон43,50 KB350
Форма Т-61Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)шаблон40,00 KB326
Форма Т-73Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работышаблон33,00 KB369
Правила по составлению инструкции по ДППриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва 'О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти'приказ236,90 KB331
Инструкция 01Должностная инструкция начальника отдела кадровинструкция54,50 KB575
Инструкция 02Должностная инструкция начальника производственного отделаинструкция50,50 KB304
Инструкция 03Должностная инструкция начальника технического отделаинструкция49,50 KB321
Инструкция 04Должностная инструкция начальника финансового отделаинструкция53,00 KB275
Инструкция 05Должностная инструкция начальника хозяйственного отделаинструкция49,00 KB371
Инструкция 06Инструкция по ведению делопроизводстваинструкция151,00 KB843
Положение 01Положение о генеральном директоре ЗАОположение95,00 KB291
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB389
Положение 03Положение о материальном стимулировании работниковположение86,00 KB361
Положение 07Положение об отделе кадров предприятияположение54,50 KB575
Положение 06Положение об отделе делопроизводства предприятияположение52,00 KB501
Положение 04Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудниковположение52,00 KB357
Положение 05Положение о производственном отделе предприятияположение92,50 KB294
Правила 01Правила внутреннего трудового распорядка для работниковправила122,50 KB474
Устав 01УСТАВ закрытого акционерного общества - туристической компанииустав180,00 KB287
Устав 02Устав ЗАОшаблон171,50 KB301
Устав 03Устав ОООшаблон158,00 KB355
Анкета 01АНКЕТА для приема на работуанкета27,77 KB634
Заявление Заявление о приеме на работушаблон24,71 KB678

Полезные программы от Microsoft

 НазваниеОписаниеКатегорияЗагрузки
Среда выполнения Microsoft Access 2013Среда выполнения Microsoft Access 2013 позволяет работать с базами данных Access, если на компьютере не установлена полная версия приложения. Microsoft240
Пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPointОткрывайте, изменяйте и сохраняйте документы, книги и презентации в формате Open XML, который был введен в приложения Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint набора Office 2007 и сохранился в наборе приложений Office 2010.Microsoft868
Microsoft Excel 2010 интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Excel 2010.Microsoft236
Microsoft PowerPoint 2010: Интерактивное меню ленты справочникаВизуальный интерактивный справочник для поиска команд в PowerPoint 2010.Microsoft211
Microsoft Word 2010: интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Word 2010 (подходит и для Word 2013)Microsoft223
Средство просмотра PowerPointСредство просмотра Microsoft PowerPoint позволяет просматривать полнофункциональные презентации, созданные в программе PowerPoint 97 или более поздней версии.Microsoft204
Средство просмотра WordПросматривайте, печатайте и копируйте документы Word, даже если программа Word у вас не установлена. Данный загружаемый файл является заменой программы Word Viewer 2003 и всех предыдущих версий Word Viewer.Microsoft203
Средство просмотра ExcelОткрывайте, просматривайте и печатайте книги Excel, даже если на вашем компьютере не установлено приложение Excel. Данный загружаемый компонент предназначен для замены средства просмотра Excel 97 и всех предыдущих версий средства просмотра Excel.Microsoft213
Excel 2013Краткое руководство по началу работы с Excel 2013Microsoft255
Access 2013Краткое руководство по началу работы с Access 2013Microsoft248
Word 2013Краткое руководство по началу работы с Word 2013Microsoft205
Outlook 2013Краткое руководство по началу работы с Outlook 2013Microsoft188
PowerPoint 2013Краткое руководство по началу работы с PowerPoint 2013Microsoft172
OneNote 2013Краткое руководство по началу работы с OneNote 2013Microsoft193
Big Tits porn Teen porn