Работа в офисе

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Должностные обязанности, права и ответственность секретаря-референта

Автор: Куратор/17 апреля 2014 г./Категории: Офис, Работа секретаря

Пример должностной инструкции секретаря-референта (предполагает доработку с учетом специфики конкретной организации). Инструкцию можно использовать в качестве ориентира для подготовки к работе в качестве секретаря. Практически все положения инструкции в том или ином виде раскрываются в содержании нашего сайта. Документ предоставлен для скачивания в виде шаблона Word в конце статьи.

Содержание: Общие положения, Основные задачи и функции, Обязанности, Права, Ответственность, Взаимосвязи, Требования

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь референт относится к категории специалистом организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством Российской Федерации;

— Уставом организации;

— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, этику делового общения;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации)

— работать с документацией конфиденциального характера. (наверх)

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.

2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку н считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений. (наверх)

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов. .

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию. (наверх)

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации. 

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников. (наверх)

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись генеральному директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка. Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. (наверх)

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора. (наверх)

7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).

7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.

7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).

7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря. (наверх)

 

 


 

Выше приведена должностная инструкция секретаря-референта, подготовленная на базе уровней С и D документа EAPS - European Association of Professional Secretaries - с учетом особенностей работы в организациях, фирмах малого и среднего бизнеса России. 

Рекомендации предусматривают четыре уровня (А, В, С, D) восхождения по служебной лестнице начинающего работника — от секретаря-машинистки (уровень А), секретаря (уровень В), секретаря-референта (уровень С) до офис-менеджера (уровень D).

Как было сказано, инструкция предполагает ее доработку, исходя из специфики конкретной организации (организационная структура, объем документооборота и др.). На основе данной должностной инструкции путем сокращения отдельных предусмотренных в ней функций, например, ведение деловых переговоров, перевод служебной документации на иностранные языки и некоторые др., может быть составлена должностная инструкция секретаря и, наоборот, путем добавления ряда функций; таких как выполнение административной работы, организация презентаций, ведение совещаний и т. п., подготовлена должностная инструкция заведующего канцелярией, руководителя службы ДОУ, наконец офис-менеджера.

(наверх)
Печать

Просмотры (13106)/Комментарии (0)

Написать комментарий

Имя:
Email:
Комментарий:
Добавить комментарий

Name:
Email:
Тема:
Сообщение:
x

Все приложения Microsoft Office 2013 и 2016

Обучающие курсы на сайте Microsoft


Начало работы в Word Работа в Excel Работа в OneNote Работа в Outlook Работа в PowerPoint Работа в Access Работа в Project Работа в Publisher Служба SharePoint Работа в Visio Работа с программами Office Программа обмена мгновенными сообщениями

Шаблоны

Условно бесплатные документы и шаблоны на русском и английском языках, необходимые для работы в офисе.
Деловая переписка по-английски
Просмотры: 1385
Цена: RUB 200,00
  Более 1000 устойчивых словосочетаний и более 50 ша..
Деловая переписка по-русски
Просмотры: 1472
Цена: RUB 150,00
  Примеры стандартных фраз и типовых писем. Удобный ..
Переписка на английском
Просмотры: 1219
Цена: RUB 250,00
  База данных включает в себя более тысячи фраз, уст..
Техника составления деловых писем
Просмотры: 1211
Цена: RUB 100,00
  Стандартные приемы ведения переписки на английском..
Поручения руководителя
Просмотры: 1465
Цена: RUB 80,00
  База данных «Журнал регистрации поручений ..
Сотрудники
Просмотры: 1082
Цена: RUB 60,00
  По своей структуре и исполнению очень похожа на ба..

  Кол-во: 7  Размер: 6  Страница: 1 из 21 2 след.   
×  Киоск личных коллекций

Стандарты, инструкции, документы, шаблоны

Документы для бесплатного скачивания. Возможна сортировка содержания таблицы. Для сортировки следует нажать на заголовок столбца.

 НазваниеОписаниеКатегорияРазмерЗагрузки
ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования)госстандарт1,12 MB527
ГОСТ Р 51141-98ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное)госстандарт504,32 KB644
Инструкция по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятиистандарт488,93 KB549
Закон РФ N 149-ФЗФедеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информациизакон56,79 KB289
Об акционерных обществахФедеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах"закон886,53 KB252
ОК 011-93Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) - ред. от 26.09.2013 классификатор1,96 MB459
Указания ГоскомстатаУказания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплатыинструкция35,69 KB355
Форма Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работушаблон14,71 KB615
Форма Т-2Личная карточка работникашаблон26,18 KB462
Форма Т-2ГМСЛичная карточка государственного (муниципального) служащегошаблон25,68 KB260
Форма Т-3Штатное расписаниешаблон16,35 KB508
Форма Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работникашаблон17,43 KB249
Форма Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работушаблон15,10 KB334
Форма Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникушаблон14,79 KB441
Форма Т-7График отпусковшаблон15,59 KB473
Форма Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении)шаблон14,88 KB337
Форма Т-9Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировкушаблон14,65 KB428
Форма Т-10Командировочное удостоверение. шаблон27,38 KB343
Форма Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.шаблон15,70 KB311
Форма Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работникашаблон43,00 KB345
Форма Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудашаблон152,00 KB388
Форма Т-13Табель учета рабочего временишаблон51,00 KB401
Форма Т-49Расчетно-платежная ведомостьшаблон94,00 KB297
Форма Т-51Расчетная ведомостьшаблон50,50 KB302
Форма Т-54Лицевой счетшаблон47,00 KB295
Форма Т-54аЛицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. шаблон35,00 KB245
Форма Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работникушаблон43,50 KB293
Форма ТД-1Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.шаблон31,96 KB324
Форма 00Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона - Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны - Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. шаблон38,50 KB269
Форма Т-61Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)шаблон40,00 KB275
Форма Т-73Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работышаблон33,00 KB307
Правила по составлению инструкции по ДППриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва 'О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти'приказ236,90 KB277
Инструкция 01Должностная инструкция начальника отдела кадровинструкция54,50 KB451
Инструкция 02Должностная инструкция начальника производственного отделаинструкция50,50 KB251
Инструкция 03Должностная инструкция начальника технического отделаинструкция49,50 KB275
Инструкция 04Должностная инструкция начальника финансового отделаинструкция53,00 KB228
Инструкция 05Должностная инструкция начальника хозяйственного отделаинструкция49,00 KB321
Инструкция 06Инструкция по ведению делопроизводстваинструкция151,00 KB663
Положение 01Положение о генеральном директоре ЗАОположение95,00 KB247
Положение 03Положение о материальном стимулировании работниковположение86,00 KB309
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB333
Положение 04Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудниковположение52,00 KB305
Положение 05Положение о производственном отделе предприятияположение92,50 KB246
Положение 07Положение об отделе кадров предприятияположение54,50 KB451
Положение 06Положение об отделе делопроизводства предприятияположение52,00 KB408
Правила 01Правила внутреннего трудового распорядка для работниковправила122,50 KB405
Устав 01УСТАВ закрытого акционерного общества - туристической компанииустав180,00 KB242
Устав 02Устав ЗАОшаблон171,50 KB261
Устав 03Устав ОООшаблон158,00 KB299
Анкета 01АНКЕТА для приема на работуанкета27,77 KB534
Заявление Заявление о приеме на работушаблон24,71 KB563

Полезные программы от Microsoft

 НазваниеОписаниеКатегорияЗагрузки
Среда выполнения Microsoft Access 2013Среда выполнения Microsoft Access 2013 позволяет работать с базами данных Access, если на компьютере не установлена полная версия приложения. Microsoft190
Пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPointОткрывайте, изменяйте и сохраняйте документы, книги и презентации в формате Open XML, который был введен в приложения Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint набора Office 2007 и сохранился в наборе приложений Office 2010.Microsoft605
Microsoft PowerPoint 2010: Интерактивное меню ленты справочникаВизуальный интерактивный справочник для поиска команд в PowerPoint 2010.Microsoft179
Microsoft Excel 2010 интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Excel 2010.Microsoft183
Microsoft Word 2010: интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Word 2010 (подходит и для Word 2013)Microsoft182
Средство просмотра WordПросматривайте, печатайте и копируйте документы Word, даже если программа Word у вас не установлена. Данный загружаемый файл является заменой программы Word Viewer 2003 и всех предыдущих версий Word Viewer.Microsoft173
Средство просмотра PowerPointСредство просмотра Microsoft PowerPoint позволяет просматривать полнофункциональные презентации, созданные в программе PowerPoint 97 или более поздней версии.Microsoft176
Средство просмотра ExcelОткрывайте, просматривайте и печатайте книги Excel, даже если на вашем компьютере не установлено приложение Excel. Данный загружаемый компонент предназначен для замены средства просмотра Excel 97 и всех предыдущих версий средства просмотра Excel.Microsoft177
Excel 2013Краткое руководство по началу работы с Excel 2013Microsoft187
Access 2013Краткое руководство по началу работы с Access 2013Microsoft186
Word 2013Краткое руководство по началу работы с Word 2013Microsoft167
Outlook 2013Краткое руководство по началу работы с Outlook 2013Microsoft156
PowerPoint 2013Краткое руководство по началу работы с PowerPoint 2013Microsoft149
OneNote 2013Краткое руководство по началу работы с OneNote 2013Microsoft160