Работа в офисе

Этика труда секретаря-референта

Практические рекомендации

Автор: Куратор/24 апреля 2014 г./Категории: Офис, Работа секретаря

Содержание:
Внешний вид; Общение с посетителями; Секретарь и руководитель

Требования к внешнему виду

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

В зависимости от времени года деловой костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Основное — костюм должен быть удобным и практичным. Сказанное относится и к выбору дополнительных элементов одежды.

Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, украшениями. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа — аккуратной, быть к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

Культура делового общения с посетителями

Важными показателями культуры общения секретаря-референта являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. Так, при появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу он пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.

При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

Важной формой общения секретаря, секретаря-референта с посетителями является беседа.

Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление, оперативно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.

Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости, от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.

Секретарь и руководитель

Секретарь-референт, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывать ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовить необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представление о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и, по возможности, компенсировать их своей работой.

Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь-референт в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.

Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т. д.

В практике работы секретаря нередки случаи, когда ему приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Печать

Просмотры (12685)/Комментарии (0)

Написать комментарий

Имя:
Email:
Комментарий:
Добавить комментарий

Name:
Email:
Тема:
Сообщение:
x

Все приложения Microsoft Office 2013 и 2016

Обучающие курсы на сайте Microsoft


Начало работы в Word Работа в Excel Работа в OneNote Работа в Outlook Работа в PowerPoint Работа в Access Работа в Project Работа в Publisher Служба SharePoint Работа в Visio Работа с программами Office Программа обмена мгновенными сообщениями

Шаблоны

Условно бесплатные документы и шаблоны на русском и английском языках, необходимые для работы в офисе.
Деловая переписка по-английски
Просмотры: 1526
Цена: RUB 200,00
  Более 1000 устойчивых словосочетаний и более 50 ша..
Деловая переписка по-русски
Просмотры: 1593
Цена: RUB 150,00
  Примеры стандартных фраз и типовых писем. Удобный ..
Переписка на английском
Просмотры: 1325
Цена: RUB 250,00
  База данных включает в себя более тысячи фраз, уст..
Техника составления деловых писем
Просмотры: 1314
Цена: RUB 100,00
  Стандартные приемы ведения переписки на английском..
Поручения руководителя
Просмотры: 1600
Цена: RUB 80,00
  База данных «Журнал регистрации поручений ..
Сотрудники
Просмотры: 1163
Цена: RUB 60,00
  По своей структуре и исполнению очень похожа на ба..

  Кол-во: 7  Размер: 6  Страница: 1 из 21 2 след.   
×  Киоск личных коллекций

Стандарты, инструкции, документы, шаблоны

Документы для бесплатного скачивания. Возможна сортировка содержания таблицы. Для сортировки следует нажать на заголовок столбца.

 НазваниеОписаниеКатегорияРазмерЗагрузки
ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования)госстандарт1,12 MB572
ГОСТ Р 51141-98ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное)госстандарт504,32 KB682
Инструкция по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятиистандарт488,93 KB592
Закон РФ N 149-ФЗФедеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информациизакон56,79 KB309
Об акционерных обществахФедеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах"закон886,53 KB268
ОК 011-93Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) - ред. от 26.09.2013 классификатор1,96 MB486
Указания ГоскомстатаУказания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплатыинструкция35,69 KB374
Форма Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работушаблон14,71 KB661
Форма Т-2Личная карточка работникашаблон26,18 KB494
Форма Т-2ГМСЛичная карточка государственного (муниципального) служащегошаблон25,68 KB274
Форма Т-3Штатное расписаниешаблон16,35 KB538
Форма Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работникашаблон17,43 KB254
Форма Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работушаблон15,10 KB350
Форма Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникушаблон14,79 KB466
Форма Т-7График отпусковшаблон15,59 KB493
Форма Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении)шаблон14,88 KB351
Форма Т-9Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировкушаблон14,65 KB446
Форма Т-10Командировочное удостоверение. шаблон27,38 KB359
Форма Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.шаблон15,70 KB325
Форма Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работникашаблон43,00 KB359
Форма Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудашаблон152,00 KB408
Форма Т-13Табель учета рабочего временишаблон51,00 KB415
Форма Т-49Расчетно-платежная ведомостьшаблон94,00 KB312
Форма Т-51Расчетная ведомостьшаблон50,50 KB313
Форма Т-54Лицевой счетшаблон47,00 KB305
Форма Т-54аЛицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. шаблон35,00 KB250
Форма 00Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона - Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны - Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. шаблон38,50 KB281
Форма ТД-1Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.шаблон31,96 KB337
Форма Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работникушаблон43,50 KB306
Форма Т-61Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)шаблон40,00 KB286
Форма Т-73Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работышаблон33,00 KB317
Правила по составлению инструкции по ДППриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва 'О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти'приказ236,90 KB288
Инструкция 01Должностная инструкция начальника отдела кадровинструкция54,50 KB474
Инструкция 02Должностная инструкция начальника производственного отделаинструкция50,50 KB263
Инструкция 03Должностная инструкция начальника технического отделаинструкция49,50 KB281
Инструкция 04Должностная инструкция начальника финансового отделаинструкция53,00 KB235
Инструкция 05Должностная инструкция начальника хозяйственного отделаинструкция49,00 KB330
Инструкция 06Инструкция по ведению делопроизводстваинструкция151,00 KB697
Положение 01Положение о генеральном директоре ЗАОположение95,00 KB252
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB342
Положение 03Положение о материальном стимулировании работниковположение86,00 KB317
Положение 07Положение об отделе кадров предприятияположение54,50 KB474
Положение 06Положение об отделе делопроизводства предприятияположение52,00 KB428
Положение 04Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудниковположение52,00 KB317
Положение 05Положение о производственном отделе предприятияположение92,50 KB255
Правила 01Правила внутреннего трудового распорядка для работниковправила122,50 KB422
Устав 01УСТАВ закрытого акционерного общества - туристической компанииустав180,00 KB246
Устав 02Устав ЗАОшаблон171,50 KB265
Устав 03Устав ОООшаблон158,00 KB308
Анкета 01АНКЕТА для приема на работуанкета27,77 KB556
Заявление Заявление о приеме на работушаблон24,71 KB584

Полезные программы от Microsoft

 НазваниеОписаниеКатегорияЗагрузки
Среда выполнения Microsoft Access 2013Среда выполнения Microsoft Access 2013 позволяет работать с базами данных Access, если на компьютере не установлена полная версия приложения. Microsoft196
Пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPointОткрывайте, изменяйте и сохраняйте документы, книги и презентации в формате Open XML, который был введен в приложения Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint набора Office 2007 и сохранился в наборе приложений Office 2010.Microsoft818
Microsoft Excel 2010 интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Excel 2010.Microsoft188
Microsoft PowerPoint 2010: Интерактивное меню ленты справочникаВизуальный интерактивный справочник для поиска команд в PowerPoint 2010.Microsoft181
Microsoft Word 2010: интерактивный справочник "от меню до ленты"Визуальный интерактивный справочник для поиска команд в Word 2010 (подходит и для Word 2013)Microsoft186
Средство просмотра PowerPointСредство просмотра Microsoft PowerPoint позволяет просматривать полнофункциональные презентации, созданные в программе PowerPoint 97 или более поздней версии.Microsoft178
Средство просмотра WordПросматривайте, печатайте и копируйте документы Word, даже если программа Word у вас не установлена. Данный загружаемый файл является заменой программы Word Viewer 2003 и всех предыдущих версий Word Viewer.Microsoft175
Средство просмотра ExcelОткрывайте, просматривайте и печатайте книги Excel, даже если на вашем компьютере не установлено приложение Excel. Данный загружаемый компонент предназначен для замены средства просмотра Excel 97 и всех предыдущих версий средства просмотра Excel.Microsoft180
Excel 2013Краткое руководство по началу работы с Excel 2013Microsoft199
Access 2013Краткое руководство по началу работы с Access 2013Microsoft192
Word 2013Краткое руководство по началу работы с Word 2013Microsoft172
Outlook 2013Краткое руководство по началу работы с Outlook 2013Microsoft160
PowerPoint 2013Краткое руководство по началу работы с PowerPoint 2013Microsoft152
OneNote 2013Краткое руководство по началу работы с OneNote 2013Microsoft163