1. Учредительные документы и регистрационные документы.

1.1. Учредительные документы.
1.1.1. Учредительный договор (решение об учреждении),
1.1.2. Устав,1.1.3. Изменения в учредительные документы.

1.2. Регистрационные документы.
1.2.1. Свидетельство о регистрации,
1.2.2. Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе,
1.2.3. Информационные письма о постановке на учет в фондах (пенсионном, медицинском, социального страхования, центре квотирования),
1.2.4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.

 

2. Договоры.

2.1. Реестр всех договоров.
2.2. Договоры поставки (комиссии).
2.2.1. Дополнительные соглашения,
2.2.2. Протоколы,
2.2.3. Акты сверки задолженности,
2.2.4. Реквизиты контрагентов.

2.3. Договоры займа.

К договорам займа необходимы акты о возврате займа.

2.4. Трудовые договоры.

 

3. Отчетность.

См. раздел по отчетности

 

4. Обязательные документы.

4.1. Учетная политика. (ПБУ 1/98, НК РФ)

Должна содержать два раздела: для бухгалтерского учета (ПБУ 1/98)и налогового учета (НК РФ). Утверждается руководителем для новых предприятий в течение первого отчетного периода, для существующих в конце предыдущего года (вступает в силу с 01 января).

4.2. Кассовый план.

Кассовый план предназначен для предоставления возможности предприятию расходовать наличную выручку на определенные цели. Может отсутствовать при указании вышесказанного в расчете лимита остатка.

4.3. Расчет лимита остатка кассы.

Согласуется с банком 1 раз в квартал или 1 раз в год. Может быть разным для каждого расчетного счета. Несоблюдение лимита влечет штраф в размере превышения лимита. Не установление лимита означает лимит, равный нулю рублей.

4.4. Чековая книжка.

4.5. Инвентаризация.

Согласно ФЗ-129 предприятие обязано проводить инвентаризацию своих активов и обязательств. Инвентаризация может быть плановой (периодичность устанавливается в учетной политике) или внеплановой:

•  при смене материально-ответственных лиц,
• для контроля,
• при налоговой проверке.

 

5. Авансовые отчеты.

В приказе на выдачу денег под отчет необходимо отразить:

• Список лиц,
• Срок предоставления отчета о расходе денег (обычно 3 месяца),
• Виды расходов, на которые могут выдаваться деньги.

Авансовые отчеты имеют сквозную нумерацию. До предоставления отчета о предыдущей полученной сумме, новая сумма сотруднику не выдается.

В авансовом отчете необходимо указать следующие реквизиты:

• Сумма остатка (перерасхода) с предыдущего отчета,
• Цель расхода,
• Суммы, выданные под отчет с указанием даты выдачи,
• Сумма остатка денег по отчету,
• Бухгалтерские проводки (как правило, Д44-К71)
• На оборотной стороне перечень и суммы подтверждающих документов.

Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом и бухгалтером и утвержден Руководителем организации.

 

6. Касса.

Касса состоит из следующих разделов (папок):

• Отчет кассира (центральной кассы),
• Журналы кассиров – операционистов.
• Кассовая книга организации,
• Акты на возврат товаров,
• Акты по ревизии кассы (могут находиться в папке инвентаризация),
• Журнал хранения чеков ККМ и слипов пластиковых карт.

 

7. Банк.

По каждому банковскому счету заводится отдельная папка.

В папку подшиваются документы:

• Выписки со счета,
• Платежные поручения,
• Мемориальные ордера,
• Квитанции к приходным кассовым ордерам,
• Счета на предоплату,
• Акты сверки с банком о состоянии счета на конец года,
• Копии других документов.

Папки заводятся, как правило, на год, а при большом объеме по мере заполнения. Акты сверки с банком подшиваются в конце папки.

Выписки подшиваются по хронологии со следующими документами:

7.1. Платежное поручение, к нему подшивается:

• счет на предоплату,
• если оплата производилась на основании других документов, то к платежному поручению подшиваются копии расходных накладных, счетов-фактур или договоров.

7.2. Мемориальный ордер, который выдается банком при списании средств за услуги банка

7.3. Квитанция к приходному кассовому ордеру, который организация выписывает при получении денег с расчетного счета в банке по чековой книжке. В этом случае банк может не давать своих документов.

Свои платежные поручения подшиваются к выписке в том порядке, в котором они в нем указаны (по мере увеличения суммы) или по нумерации, платежные поручения контрагентов – по порядку, указанному в выписке.

Сначала можно подшивать расходные банковские документы, а потом – приходные, или наоборот, но соблюдая этот порядок постоянно.

В случае отсутствия, документов, подтверждающих выписку или платеж, рекомендуем приклеивать желтые бумажки для последующего самоконтроля.

 

8. Реализация.

Подшиваются документы в хронологическом порядке, передаваемые покупателям:

• Накладные на товарно-материальные ценности,
• Акты на оказанные услуги (в случае их оказания).

Накладная на передачу товара должна быть по форме Торг-12 с заполнением всех реквизитов.

К накладной необходимо подкалывать доверенность от покупателя по форме М-2 на своего представителя, забиравшего товар. От доверенности отрезается корешок, на котором ставится печать организации, и он возвращается представителю покупателя.

Доверенность действительна в течение срока, указанного в ней. Как правило, это 10 дней (нормам, установленным в СССР). Доверенность может быть выдана и на больший срок.

Может быть получена генеральная доверенность от покупателя на имя транспортной компании, от которой в накладной расписывается экспедитор. В этом случае рекомендуем:

• указание в этой доверенности имени экспедиторов,
• либо доверенности от транспортной компании на своих экспедиторов,
• либо штамп транспортной компании в накладной.

В случае реализации товаров физическим лицам товарные накладные покупателям могут не выписываться, а физическому лицу выдается кассовый чек ККМ и товарный чек на реализованный ему товар. В папку подшивается накладная по форме Торг-12 за весь день по товару проданному физическим лицам.

Для контроля за движением товара в магазине розничной торговли рекомендуем составлять товарный отчет по форме Торг-29.

Товарный отчет предназначен для документального учета движения товарных запасов в торговых предприятиях. Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее – Методические рекомендации).

При этом в пункте 2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.

В акте на оказанные услуги необходимо указывать должности и фамилии лиц, подписавших акт с обеих сторон, его дату и стоимость оказанных услуг. Кроме того, актом необходимо подтвердить качество и полноту услуг в соответствие с договором (соглашением)

 

9. Приход.

Подшиваются документы в хронологическом порядке, передаваемые покупателям:

• Накладные на товарно-материальные ценности,
• Акты на оказанные услуги (в случае их оказания).

Накладная на передачу товара должна быть по форме Торг-12 с заполнением всех реквизитов.

К накладной необходимо подкалывать доверенность от покупателя по форме М-2 на своего представителя, забиравшего товар. От доверенности отрезается корешок, на котором ставится печать организации, и он возвращается представителю покупателя.

Доверенность действительна в течение срока, указанного в ней. Как правило, это 10 дней (нормам, установленным в СССР). Доверенность может быть выдана и на больший срок.

Может быть получена генеральная доверенность от покупателя на имя транспортной компании, от которой в накладной расписывается экспедитор. В этом случае рекомендуем:

• указание в этой доверенности имени экспедиторов,
• либо доверенности от транспортной компании на своих экспедиторов,
• либо штамп транспортной компании в накладной.

В случае реализации товаров физическим лицам товарные накладные покупателям могут не выписываться, а физическому лицу выдается кассовый чек ККМ и товарный чек на реализованный ему товар. В папку подшивается накладная по форме Торг-12 за весь день по товару проданному физическим лицам.

Для контроля за движением товара в магазине розничной торговли рекомендуем составлять товарный отчет по форме Торг-29.

Товарный отчет предназначен для документального учета движения товарных запасов в торговых предприятиях. Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее – Методические рекомендации).

При этом в пункте 2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.

В акте на оказанные услуги необходимо указывать должности и фамилии лиц, подписавших акт с обеих сторон, его дату и стоимость оказанных услуг. Кроме того, актом необходимо подтвердить качество и полноту услуг в соответствие с договором (соглашением)

 

10. Счета фактуры, выданные покупателям.

Подшиваются вместе с журналом их регистрации

11. Счета фактуры, полученные от поставщиков.

Подшиваются вместе с журналом их регистрации.

12. Книги покупок и продаж.

Формируются за отчетный период (месяц или квартал) по НДС

13. Основные Фонды.

Папка состоит из следующих разделов:

• Акты приемки (ОС-1) – формируются в момент оприходования,
• Инвентарные карточки (ОС-6) – формируются в момент оприходования,
• Акты на списание (ОС-4)- В момент списания,
• Ведомости начисления амортизации.

 

14. Материалы.

Под материалами понимаются материалы, используемые в производстве и канцтовары.

В папку подшиваются:

• Приходный ордер (М-11) с копией документа, полученного от поставщика, если его оригинал подшит в папку «Приход»
• Акт на списание материалов. Форма акта на списание устанавливается организацией самостоятельно и указывается в Учетной политике.

 

15. Реклама.

Подшиваются:

• Реестр по рекламе,
• Копии (оригиналы) рекламных материалов.

Хотя, налог на рекламу отменен с 2005 года, но необходимо подтверждать производственную обоснованность рекламных расходов для уменьшения базы налога на прибыль.

 

16. Ценные бумаги.

Унифицированной формы ведения учета ценных бумаг нет, но рекомендуется вести журнал учета движения ценных бумаг, в который заносить:

• Вид,
• Номер Эмитента,
• Дату выпуска,
• Дату поступления,
• Дату выбытия,

Следующих ценных бумаг:

• Собственный вексель, выдаваемый в обеспечение займа или долга по договору поставки,
• Векселя третьих лиц, в том числе банков,
• Акции и облигации.

Кроме журнала регистрации надо подшивать копии ценных бумаг. При заполнении векселей необходимо обращать внимание на оборотную сторону, годе с передаточной записью, которая закрепляется подписью и печатью организации.

 

17. Зарплата.

Платежные ведомости подшиваются в папку «Касса» к расходным ордерам.

Здесь хранятся:

• Расчетные ведомости,
• Больничные листы.

Справки-расчеты отпуска могут храниться здесь, но лучше с приказами на отпуск.

 

18. Кадры.

На каждого сотрудника:

• заводится карточка Т-2 (желательно с фотографией),
• Заявления на предоставление стандартных налоговых вычетов по подоходному налогу.

 

19. Приказы.

Желательно приказы разделить на:

• Кадровые,
• Прочие.

Копии приказов по инвентаризации могут находиться в соответствующей папке.

В прочих приказах необходимо иметь приказ на выдачу денег подотчет.

Кадровые приказы могут находиться в папке кадры у каждого сотрудника отдельно, но лучше в общей папке, а в папке «Кадры» – их копии. Кадровые приказы могут быть следующих видов, по которым утверждены унифицированные формы:

• Прием, перемещение и увольнение сотрудников,
• Введение нового штатного расписания,
• Приказ на отпуск,
• Приказ на командировку, рабочее задание на командировку,
• Положение о премировании.