Документационное обеспечение кадровой работы

Состав документации по персоналу

Состав документации по персоналу может быть представлен в следующем виде:

Шаблоны практически всех документов можно загрузить из библиотеке документов. 

Различают следующие виды кадровых документов:
1) документация о приеме на работу:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор (контракт о назначении на должность);
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе на другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении с работы:

• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении отпусков:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении поощрений:

• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;

6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий;

• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Прием на постоянную работу

Прием на постоянную работу сопровождается оформлением следующих документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Свидетельство ИНН (если есть)
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
• Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)
• Справка с основного места работы, если оформляется совместитель

Во время беседы с сотрудником по работе с персоналом может также понадобится предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Совокупность документов, содержащих сведения о работнике предприятия формируют личное дело сотрудника. В настоящее время, правда, личные дела заводятся главным образом на руководителей и ведущих специалистов. Для остальных работников ограничиваются оформлением личной карточки по форме Т-2. В состав личного дела входят:

• резюме или автобиография;
• анкета или личный листок по учету кадров4
• копии документов об образовании;
• характеристики на работника;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;
• различные справки, относящиеся к данному работнику.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
№ Т-1 а — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
№ Т-2 — личная карточка работника;
№ Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;
№ Т-3 — штатное расписание;
№ Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
№ Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
№ Т-5а — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
№ Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-ба — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
№ Т-7 — график отпусков»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-8а — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
№ Т-9а — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
№ Т-10 — командировочное удостоверение:
№ Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
№ Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника;
№ Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников;
№ Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
№ Т-13 — табель учета рабочего времени;
№ Т-49 —расчетно-платежная ведомость;
№ Т-51 — расчетная ведомость;
№ Т-53 — платежная ведомость;
№ Т-53а — журнал регистрации платежных ведомостей;
№ Т-54 — лицевой счет;
№ Т-54а — лицевой счет (свт);
№ Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-73 — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является
ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования к бланкам документов рекомендуется оформить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. При этом установленные требования не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-2003. Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003. перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.