BizLetters 2024

Деловая переписка по-английски

Деловая переписка на английском языке - универсальная база данных, выполненная в формате Microsoft Access. Программа имеет открытый код и находится в открытом доступе на сайте (Documents to download)

База данных состоит из трех разделов: словарь устойчивых выражений (включает около 900 фраз и лексических единиц), шаблоны деловых писем (более 50 шаблонов) и два справочника (документы в формате PDF). Для работы с программой на компьютере пользователя необходимо иметь полную версию MS Access или RunTime Access, т.е. программу, которая позволяет работать с базами данных Access без возможности их изменения. Хотя база данных проста в использовании, ниже приводим некоторые пояснения о порядке работы с ее содержанием.

Основное меню

Основное меню БД

 

Основное меню позволяет быстро перейти в любой из разделов, а также корректно завершить работу приложения. Надо отметить, что все команды меню имеют всплывающие подсказки.

Фразеологический словарь

Порядок работы.

1. Выбрать категорию.
2. Выбрать раздел. Содержание раздела отобразится в правом окне.
3. Выбрать подходящую фразу или предложение. Например, раздел Авизо содержит 57 лексических единиц. Для выбора и просмотра подходящей фразы используем кнопки навигации, расположенные в низу формы.
4. Копируем нужный текст в буфер обмена, нажав на кнопку «Копировать текст». Если все в порядке, на экране появится сообщение с результатом произведенных действий.
5. Нажимаем на кнопку ОК.
6. Вставляем текст в документ или письмо, выбрав соответствующую команду в меню документа или с помощью "горячих клавиш" — CTRL+V.

Фразеологический словарь

Шаблоны деловой корреспонденции

Порядок работы.

По умолчанию при открытии этого раздела базы данных установлена категория «Запрос». Можно выбрать любую другую категорию из имеющихся 11.

1. Выбираем категорию из выпадающего списка категорий или при помощи кнопок навигации. Например, «Предложение».
2. Читаем краткое описание содержания и назначения шаблона.
3. Выбираем шаблон при помощи кнопок навигации.
4. Копируем нужный шаблон, нажав на кнопку «Копировать текст»
5. Вставляем текст в документ или письмо.

Коллекция шаблонов

Справочники

Это самая простая форма. Она состоит из основного окна и кнопки "Выбрать файл", расположенной рядом с пустым текстовым полем. По сути это мини браузер. После того, как пользователь выберет нужный файл, в этом поле отобразится путь к этому файлу, а в окне откроется сам документ, который можно будет просмотреть или скачать.

Мы рекомендуем все файлы, размещенные в конце статьи, поместить в одну папку. Помимо двух справочников в этой папке будет также лежать шаблон формуляра делового письма. Шаблон можно отредактировать в соответствии с существующими в компании корпоративными правилами. Преимущество шаблона заключается в том, что он позволяет создавать новые документы, оставаясь при этом неизменным.

Раздел "Справочники"

Все примеры, представленные в базе данных, подбирались в соответствии с формой, принятой в официальной деловой переписке, изложены официально-деловым слогом с соблюдением определенных устойчивых речевых стереотипов - языковых стандартов-клише, присущих тому или иному типу коммерческого письма.

Данная база может стать незаменимым пособием для тех, кто по долгу своей службы занят ведением переписки. Все примеры снабжены профессионально выполненным переводом, что придает базе данных универсальный характер, поскольку при необходимости в ней можно найти выражения и для составления корреспонденции на русском языке