Page 186 - Секретарское дело

5.1. Деловое письмо

Написание писем – это навык, который требует сочетания
здравого смысла, терпения и понимания людей. Хорошее письмо
прочитывают, а плохое письмо пылиться в папке с входящей
информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.
Обычно люди компануют факты линейно, однако последние

исследования показывают, что мозг постоянно анализирует и
группирует факты и идеи. Схема письма позволит нашему
сознанию быстрее и проще отыскать необходимую информацию.
Схема письма позволит вам организовать эти мысли и идеи
наиболее логичным способом.
1. Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему
письма в центре листа.

2. Расположите все идеи и мысли, которые возникают у вас
по предмету, вокруг центра и проведите между ними линии.
3. Не сдерживайте себя, дайте волю своим мыслям. Не
напрягайтесь, определяя, где в вашем плане должен
располагаться каждый пункт.
4. После того, как вы закончили, пронумеруйте свои идеи в
порядке важности.
Каждое деловое письмо должно иметь четкую структуру,

это сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это
поможет вашему адресату понять содержание письма и
предпринять необходимые действия, не перечитывая его. Почти
все письма можно составить следующим способом.
Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно
написать имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы
написали имя, позвоните в компанию, в которой работает

адресат, и уточните правильное написание.
Введение. Начните с четкого заголовка. Он должен
выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный
заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на
предмете.
Факты. Это – основное содержание письма. В качестве
подготовки вам необходимо запастись соответствующими