Page 206 - Секретарское дело

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения – копия документа на
бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной
связи.
По факсу могут быть переданы не только печатные
документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы,

схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть
оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к
соответствующему виду документов. В целом факс оформляется
так же, как деловое письмо, но существенным отличием является
указание номера телефакса получателя в графе «адресат».
В зависимости от технического уровня телефакса
отправитель может получать сообщения о доставке с указанием

количества страниц отправляемого документа или же причин, по
которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение
о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер
телефакса получателя, дату, время и продолжительность
передачи, количество полученных страниц и результат (Result).
Такая информация отчетного характера может автоматически
вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации.
После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом,

затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было
предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Пример факсимильного сообщения

14.11.2005 №_61
На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи
Уважаемая Оксана Анатольевна!