Page 251 - Секретарское дело

6.1. Прием посетителей

Прием посетителей – один из важнейших функций в работе
секретаря.
Условно посетителей можно разделить на такие категории:
1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;
2) представители других организаций;

3) посетители по личным вопросам;
4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.
Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и
от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так
что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.
Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его
визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием

карточки.
Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в
визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не
возвращается, т. к. это равносильно отказу в приеме.
Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в
органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество,
должность и место работы; расспросите его о цели визита.
Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из

посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и
легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.
Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то
время, посетителю можно предложить ознакомиться с
проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде
всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того,
предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью

фирмы и спектром ее услуг.
При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но
не слишком пристально.
Для того чтобы определить, к кому направить посетителя,
секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные
обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и
т. п.