Page 252 - Секретарское дело

Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь
приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе
посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить
посетителю пройти в кабинет.

В каждой организации существует круг лиц, которые имеют
доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и
беспрепятственно пропускать к шефу.
Если руководитель не может принять посетителя в данный
момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.
Если в организации строгий пропускной контроль, секретарь
заранее заказывает пропуска для посетителей, самых важных
гостей встречает в холле, а затем, приглашая их следовать за

собой, провожает в кабинет руководителя.
Если гости прибыли в середине дня, предварительно
побывав на других объектах, надо показать им, где они могут
привести себя в порядок.
Если к руководителю пришел важный посетитель, секретарь
должен приветствовать его стоя и лично доложить о нем шефу,
затем открыть дверь и пригласить посетителя войти.

Профессиональный секретарь сделает все, чтобы
обеспечить спокойную обстановку для их общения.
Секретарь выполняет обязанности хозяйки, щедрой и
гостеприимной. Нужно заранее подготовиться к намечающейся
встрече. Чем угощать гостя, решает руководитель. Чай или кофе
готовят в буфете или приемной и на подносе вносят в кабинет.
Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на
блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой

рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан
сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой.
Прощаясь, скажите несколько слов с улыбкой.
Подготовка к приему посетителей. Процесс подготовки к
приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.
Для этого секретарь должен знать:
1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

2) количественный и качественный состав посетителей;
3) мотивы (причины) посещения;