Page 254 - Секретарское дело

Секретарь ведет запись посетителей на прием в журнале
учета посетителей.

Форма журнала учета посетителей

На следующем этапе секретарь учитывает письменные
материалы, поступившие к руководителю, которые снабжаются
справкой-легендой, отражающей состояние вопроса, с которым
обращается посетитель.
В том случае, если число посетителей превышает
возможности руководителя секретарь определяет порядок
приема посетителей или отбирает кандидатов на посещение.

Таким образом, формируются основные и резервные списки
посетителей.
После того, как списки доложены руководителю, в них
вносятся изменения.
С утра в день приема секретарь:
1) предоставляет руководителю основные и резервные
списки посетителей, при необходимости уточняет их;
2) представляет руководителю дополнительные материалы,

имеющие отношение к данному приему;
3) получает у руководителя дополнительные указания по
обеспечению приема, при необходимости приглашает
специалистов для участия в приеме;
4) по окончательному списку приглашает посетителей на
прием, указав точное время для приема и напомнив о
необходимости принести нужные материалы.