Page 255 - Секретарское дело

Прием сотрудников по текущим вопросам. Для приема
сотрудников организации по текущим вопросам желательно
иметь установленные для этого часы и дни – первое условие
рационального планирования рабочего дня руководителя.

Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до
сведения всех сотрудников организации,
К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по
имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать
пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников
организации.
О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно
доложить руководителю по телефону.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по
вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и
секретарь должен организовать такую встречу.
Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все
телефонные звонки и переадресует их заместителям
руководителя. Иначе беседа будет неоднократно прерываться
разговором руководителя по телефону и может затянуться. Такой

разговор допустим только в экстренных случаях.
Не следует во время приема пропускать в кабинет
руководителя сотрудников, не имеющих отношение к приему. В
этом случае их направляют к заместителям руководителя или
называют время, когда руководитель освободится и сможет их
принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель
записывает сам или поручает секретарю сделать запись о

результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием сотрудников по личным вопросам. Личным
вопросом считается вопрос, касающийся интересов, отношений,
частной жизни отдельного сотрудника и решаемый
руководителем за счет использования ресурсов организации.
Решение личных вопросов сотрудников руководитель
осуществляет в той мере, в какой это способствует мотивации,

т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность,
направленную на достижение общих целей организации. По