Page 257 - Секретарское дело

В графе «Дополнительная информация» при необходимости
можно записывать, например, решение начальника отдела, с

которым не согласен сотрудник, или необходимые фактические
данные, которые помогут руководителю принять решения (даты
аналогичных обращений работника, решения по аналогичным
вопросам и т. п.).
В строку, отведенную для резервной записи, следует вносить
данные о сотруднике, желающем записаться на прием по личным
вопросам, после того как будут заполнены все строки учетной
формы. Последний посетитель может быть принят в том случае,
если осталось время, отведенное для приема.

Такая система записи позволяет секретарю своевременно
(до начала приема) подготовить для руководителя необходимые
справочно-информационные материалы (например, представить
аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков
на текущий и следующий год, штатное расписание и т. д.).
Предварительное изучение материалов необходимо
руководителю для того, чтобы он мог во время приема принять

решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного
обращения по заявленному вопросу.
Как правило, прием по личным вопросам проводится
конфиденциально, во время приема в кабинете руководителя не
должны присутствовать посторонние лица. Более того, поводом
обращения к руководителю может быть причина весьма