Page 259 - Секретарское дело

Прием посетителей из других организаций. При приеме
работников других организаций после приветствия надо
выяснить и записать:
1) фамилию, имя, отчество;
2) организацию, которую он представляет, и его должность;
3) по какому вопросу;
4) было ли назначено время приема.
Прием посетителей из других организаций секретарь готовит

заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как
для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен
заранее поставить в известность руководителя о вопросе,
который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята
практика предварительной записи данных о посетителях в
специальный журнал:

1) фамилия, имя, отчество;
2) должность, организация, телефон;
3) вопрос, который подлежит обсуждению;
4) дата и время приема.
Если посетитель пришел без предварительной
договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем
руководителю или записать на другую дату приема.