Page 260 - Секретарское дело

Если после доклада руководителю о визитере был получен
отказ в приеме, то секретарь должен предложить посетителю
переговорить с заместителями руководителя или другими
компетентными работниками организации: «Вам лучше всего

решить этот вопрос с…».
Если посетителя такое предложение не устраивает,
секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет
руководитель.
Если руководитель, к которому пришел посетитель,
отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный
сотрудник. В этой ситуации секретарь должен извиниться за
отсутствие руководителя и объяснить, что вторичный вызов

посетителя является фактически проявлением невнимательности
и неуважения к нему.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным
причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным
обстоятельствам – болезнь руководителя, срочная командировка
и т. п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом
и договориться о переносе приема. Секретарь обязан также

назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество, номер
телефона для срочных справок и сообщений.
Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить
доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Со
всеми посетителями секретарь должен быть одинаково
корректен и доброжелателен.
Прием командированных работников. Организуя прием
командированных работников, секретарь должен выяснить,

согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по
которому прибыл посетитель, отметить командировочное
удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный
специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого
вопроса.
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует
позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет

сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен
позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов