Page 277 - Секретарское дело

6.4. Организация совещания

На стадии планирования работ руководитель и секретарь
намечают, какие совещания и заседания нужно провести в
определенный период времени, определяют дату, время и место
их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть
официальные совещания (заседания совета директоров,

наблюдательного совета), неофициальные или оперативные
(рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).
При подготовке совещаний руководителю и секретарю
необходимо учитывать следующие рекомендации: [1]
1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего

времени руководителя, поэтому проведение совещания должно
быть действительно необходимым;
2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не
могут быть решены в рабочем порядке;
3) вся необходимая информация к совещанию должна
готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
4) основная задача совещания – не найти виновных, а
решить вопрос, что необходимо сделать;

5) эффективность совещания обратно пропорциональна
числу участников;
6) следует требовать от выступающих конкретных
предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может
говорить откровенно;
7) за решение определенных вопросов должен отвечать
только один человек. Если работа поручена нескольким лицам,

необходимо назначить ответственного;
8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием
решения. В решении должны быть указаны исполнители,
конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;
9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить
выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях
по плану, который является для секретаря обязательным и дает

возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.