Page 278 - Секретарское дело

Совещание – форма организации делового общения
рабочей группы с целью обмена информацией и принятия
коллективного решения по актуальным для группы проблемам.
Совещания бывают двух видов – оперативные и плановые.

При подготовке небольшого оперативного совещания,
которое проводится обычно в определенный день недели или
ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет
оповещение участников, контроль за их своевременной явкой,
выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия
непришедших сотрудников, а также вызов (в случае
необходимости) работников на совещание по требованию
руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает

все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать
обстановку нормального хода совещания, не допуская его
срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая
немедленного принятия действий руководителем, то секретарю
следует записать поступившую информацию, войти в кабинет,
стараясь не отвлекать внимания выступающих и
присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его

указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не
должен отлучаться из приемной, так как в любой момент
участникам совещания может понадобиться его помощь.
Совещания оперативного характера проводятся обычно в
кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться
об обеспечении участников совещания бумагой для записей.
После совещания следует привести кабинет в порядок.
При проведении планового совещания (заседания) с

большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2
недели до его проведения и включает в себя следующие
этапы:
1) уточняются дата, место и время проведения совещания;
2) составляются повестка дня, списки участников и
докладчиков совещания;
3) продумывается перечень работ, которые должны быть

выполнены службами предприятия при подготовке совещания;
4) составляется текст приглашения. Типовой текст
приглашения включает: название организации, характер