Page 279 - Секретарское дело

совещания, время, дату и место его проведения,
рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию
приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В
тексте приглашения необходимо указать продолжительность

совещания. В том случае, если участник совещания является
докладчиком или ему будет послан дополнительный материал
(например, тезисы докладов или проект решения), то это следует
указать в тексте приглашения;
5) секретарь составляет список рассылки приглашений, в
котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения
и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена
самыми разнообразными способами: курьером, письмом,

факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.;
6) за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает
доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с
руководителем регламент совещания;
7) секретарь привлекает соответствующие службы
предприятия к подготовке и оборудованию помещения для
проведения совещания. Зал должен быть оснащен всем

необходимым: стульями, столом, меловой или иной доской,
экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об
аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого
помещения, так и мест общего пользования. Вместе со
специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток,
видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры,
наличие удлинительных шнуров и т. п.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по

тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и
полностью подготовить их для демонстрации.
Заранее должно быть заготовлено необходимое количество
визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов;
8) накануне совещания секретарь еще раз напоминает
докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере
выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе

он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в
совещании, и фактических участников;