Page 280 - Секретарское дело

9) за час до начала совещания секретарь готовит для
председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу,
ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки,
линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время

торжественных собраний на столе председателя устанавливают
цветы.
Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут
и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо
предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели
объявления с указанием места проведения совещания и
регистрации участников.
Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен

провести инструктаж со своим помощником. Форма списка
регистрации может быть следующей:

Если на совещании присутствуют гости, их следует
проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием
секретарь раздает необходимые документы его участникам.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он
дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные
вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из
участников совещания, то секретарь передает ему записку – это
позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая

остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после
закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь,
если она потребуется участникам совещания.
Если секретарь принимает участие в работе совещания, то
ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он
должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид
протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий

ход совещания с точной записью выступления участников и
формулировки решений, персональных заданий и сроков
исполнения).
Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и
фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие