Page 327 - Секретарское дело

разговоров по служебному телефону обычно страдают интересы
дела. Поэтому по служебному телефону надо говорить, не
отнимая много времени у себя и вашего собеседника. Обычная
норма продолжительности такого разговора – 3 минуты. Опыт

людей с высокой культурой телефонного общения говорит, что 20
секунд хватает на установление контакта. 40 секунд вполне
достаточно, чтобы сформулировать проблему. За 100 секунд эту
проблему можно серьезно обсудить. Поблагодарить собеседника
и корректно выйти из разговора возможно за 20 секунд.
При длительном телефонном разговоре может возникнуть
напряжение в общении. Чтобы вовремя заметить, когда начинает
возникать пресыщение беседой, нужно знать, какие признаки его

характеризуют. К таким признакам относятся возникновение и
усиление беспричинного недовольства партнером, обидчивость и
раздражительность.
Многие телефонные разговоры часто длятся очень долго
потому, что оба партнера имеют трудности с их завершением.
Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться,
следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил,

тот и должен его заканчивать.
Уже давно ни для кого не секрет, что для успешного бизнеса
любой компании очень важен первый контакт с внешним миром.
Секретарь, принимающий телефонные звонки, первым вступает
в контакт с клиентами. По тому, как он отвечает на телефонный
звонок, люди будут судить о профессионализме всей компании.
М. Л. Орлова – тренер-консультант Школы менеджеров
«Арсенал», член Международной ассоциации

профессиональных администраторов рекомендует 6 ступеней
создания телефонного имиджа. [5]
Ступень первая: создайте позитивное отношение к своей
работе.
Любая работа может быть скучной или интересной,

однообразной или творческой, рутинной или развивающей. Все
зависит от вашего к ней отношения. Только позитивное
отношение и интерес к работе превращает ее в удовольствие и
вызывает положительный отклик.
Позитивное отношение означает: