Page 433 - Секретарское дело

В каждой области деятельности создаются собственные
базы.
База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных и
упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное

использование в определенной области человеческой
деятельности.
С точки зрения компьютера, база данных физически
представляет собой файл базы данных. В MS Access такой файл
имеет расширение. MDB. Сама база данных состоит из
определенного количества таблиц В свою очередь, таблица
состоит из полей (столбцов), содержащих данные одинакового
типа или предназначенных для их ввода. Например, если вы

создали поле Адрес, значит в нем должны храниться адреса, но
никак не фамилии, которые следует помещать в свое отдельное
поле – Фамилии, также предварительно созданное. Такой
принцип размещения данных позволяет максимально
использовать возможности системы управления базами данных,
например, сортировку, запросы и т. д.
Прежде чем приступить к изучению программы MS Access

необходимо уяснить некоторые понятия, применяемые в
программе.
Таблицы служат источником данных для запросов, форм и
отчетов. Запрос – это средство отбора данных из одной или
нескольких таблиц при помощи определенного пользователем
условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы,
которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из
других таблиц. В MS Access может использоваться несколько

типов запросов: для отбора, добавления или удаления данных.
Для описания запроса используется стандартный язык SQL
(Structured Query Language – язык структурированных запросов).
Он является стандартом для многих программных продуктов,
особенно СУБД, но это уже область деятельности
программистов, поэтому в MS Access используется
представление запроса в виде диалогового окна. Все его

элементы соответствуют определенным командам SQL, хотя
пользователь может об этом даже не знать. Зато программист