Выбор между Access и Excel
Какая программа лучше подходит для хранения данных в офисе?
Сложно сделать выбор между Access и Excel? Неудивительно. На первый взгляд эти программы похожи друг на друга. Ведь они используются для хранения данных, и можно вводить данные в сетку ячеек. Как же сделать правильный выбор? Один из способов – ответить на несколько простых вопросов о том, как требуется организовать данные, а также на родственные вопросы, например, об объеме данных, которые нужно хранить и обрабатывать.
Ответы на эти вопросы могут помочь добиться большего за меньшее время, поэтому стоит попробовать.
Важный вопрос: каким образом организовать данные?
Если при выборе между Access и Excel возникают затруднения, попробуйте ответить на важный вопрос: данные должны быть организованы в виде реляционной структуры или в виде плоской структуры? Это довольно заумные термины, но не стоит их бояться. Выбрать тип структуры не так уж сложно. В следующих разделах будет описан каждый из этих типов структур данных и даны рекомендации по выбору между ними.
Пока что нужно запомнить, что программа Access предназначена для работы с реляционными данными, а приложение Excel лучше подходит для работы с данными в виде плоской структуры.
"Реляционными" называются данные, которые хранятся в нескольких таблицах
В реляционных структурах данные разделены на части, связанные друг с другом.В реляционной структуре данные логически разделены на части, каждая из которых помещена в отдельную таблицу. Это совсем несложно.Например, в базе данных по продажам сведения о клиентах – имена, адреса и другие важные данные – обычно хранятся в одной таблице, а сведения о том, что эти клиенты покупают, – в другой таблице.Такая организация данных обеспечивает их эффективное использование.
Преимущества реляционных структур
Реляционная структура данных обладает несколькими преимуществами.
- С ее помощью можно получить ответы на важные деловые вопросы, например: кто купил наибольшее (или наименьшее) количество товаров на прошлой неделе. На рисунке выше показано, как это можно сделать.
- Более того, использование отдельных таблиц позволяет упростить работу с данными, поскольку в каждой таблице хранится только часть данных.
- И наконец, реляционная структура обеспечивает поддержку точности данных, поскольку можно предотвратить внесение данных пользователями не в ту таблицу.
В плоской структуре все данные хранятся вместе
Обычные (плоские) данные находятся в одной таблице.В отличие от реляционной структуры данных плоская структура представляет собой простой список, который не связан с другими данными. Например, список бакалейных товаров, как и список чьих-либо друзей и родственников, является плоским файлом. Создать плоскую структуру данных легко. Поддерживать такую структуру также несложно, но только до тех пор, пока данных не слишком много.
Для работы с простыми списками прекрасно подходит приложение Excel. Эта программа фактически предназначена для создания и обслуживания плоских файлов.Можно отметить, что каждая таблица в реляционной структуре также является плоским файлом. Например, в обычной базе данных по продажам в одной таблице содержится список клиентов, а в другой – список заказов.
Единственное существенное отличие между типами структур заключается в том, что при использовании плоской структуры не нужно связывать данные из одного списка с данными в другом списке. Каждый список полезен сам по себе.
Связывать или не связывать?
Для действий и повторяющихся данных нужна реляционная структура. Например,
- Клиент Кирилов Антон...
- ...размещает заказ 8 июля...
- ...и еще один заказ 10 июля.
Один клиент – много действий. Для повторений такого типа требуется реляционная структура.
Чтобы определить, требуется ли реляционная структура, нужно ответить еще на несколько вопросов.
- Во-первых, много ли повторяющихся данных? Например, приходится ли постоянно вводить названия городов или областей? Если это так, можно поместить повторяющиеся данные в другую таблицу и создать реляционную структуру. Это позволит сэкономить время и усилия, потому что не нужно будет каждый раз при создании новой записи вводить одни и те же сведения.
- Во-вторых, требуется ли отслеживать действия или события? Например, нужно ли отслеживать продажи или рекламации клиентов? Если да, для этого лучше подойдет реляционная структура данных.
Если ответ на эти вопросы отрицательный или предполагается работа только с небольшим объемом данных, и отсутствуют возражения относительно повторяющихся сведений, можно использовать плоскую структуру.
Больше вопросов, больше ясности
Основания для использования каждой из программ.
Хотя тип структуры данных имеет большое значение, это не единственное основание для выбора между приложениями Access и Excel. Чтобы сделать правильный выбор, имеет смысл рассмотреть несколько дополнительных вопросов.
- Во-первых, нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Если основной задачей является хранение данных, следует использовать Access, а для анализа понадобится Excel.
- Во-вторых, велик ли объем данных? Например, таблица Excel достигла таких размеров, что с ней стало трудно работать? Если это так, то даже при работе с плоскими данными в Access будет проще найти нужные сведения.
- Данные в основном текстовые или числовые? В приложении Access можно хранить большой объем текста – до двух гигабайт в одной базе данных, а Excel предназначен для хранения чисел и выполнения сложных вычислений.
Access – это более легкий доступ к данным
Ниже перечислены еще несколько причин для использования приложения Access.
- Необходимость упростить ввод данных пользователями. Например, некоторым пользователям довольно сложно вводить данные в сетку ячеек. В программе Access эту проблему можно устранить путем создания форм для ввода данных, которые облегчают точный ввод данных.
- Необходимость отчетов для пользователей. В приложении Access можно создать отчеты, которые пользователи смогут запустить в любое время.
- Кроме того, лучше выбрать программу Access в случае, когда необходимо обеспечить возможность одновременной работы с данными нескольких пользователей. В Access запись блокируется только в момент изменения ее пользователем, поэтому несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же данными. Можно предоставить общий доступ к книге Excel нескольким пользователям, но лучше, чтобы пользователи изменяли данные в Excel в разное время.
- Если нужно подключиться к различным источникам данных и изменять данные непосредственно в этих источниках, следует выбрать приложение Access. В Excel можно просматривать внешние данные, но изменить их невозможно.
Для анализа данных и работы с числами следует выбрать Excel
Программа Excel незаменима при работе с числами. С ее помощью можно строить сложные модели "что-если" и выполнять анализ затрат и выгод, что невозможно в приложении Access.
Предполагается использование отчетов сводных таблиц? Это интерактивные таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы и просматривать различные сводные данные. В Excel проще работать с отчетами сводных таблиц, а также с отчетами сводных диаграмм – диаграмм, основанных на этих таблицах.
Если необходимо визуальное представление данных с использованием диаграмм или гистограмм, программа Excel – это лучший выбор.
Наконец, приложение Access есть не у всех, и не каждый умеет с ним работать. Ваши сотрудники могут отдать предпочтение программе Excel.
Полезные ссылки
Выбор между реляционными и плоскими структурами данных
Выводы
Выбор между реляционными и плоскими структурами данных
- В реляционной структуре данные разбиты на отдельные таблицы, связанные друг с другом.
- Плоская структура представляет собой самодостаточный список.
Дополнительные вопросы
Ответы на эти вопросы помогут сделать выбор между Microsoft® Office Access™ и Microsoft Office Excel®, основываясь на преимуществах каждой из программ.
- Нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Для хранения следует использовать Access, а для анализа – Excel.
- Велик ли объем данных? Даже если это плоские данные, с помощью Access можно значительно упростить их использование и управление ими.
- В данных присутствует в основном текст или числа? В Access можно хранить большие объемы текста, к тому же значительно упрощается работа с такими данными. В Excel удобнее хранить и использовать числовые данные в виде плоской структуры.
Веские причины для использования каждой из программ
| Преимущества Access |
Преимущества Excel |
| Ввод данных. |
Хранение чисел. |
| Отчеты, которые пользователи могут запускать в любое время. |
Отчеты сводных таблиц – это отчеты в интерактивных таблицах, в которых можно менять местами строки и столбцы, чтобы просматривать различные сводные данные. |
| Подключение к внешним базам данных и изменение данных в них. |
Диаграммы, условное форматирование, цветные гистограммы и другие способы визуального представления данных. |
| Возможность одновременной работы нескольких пользователей с одними и теми же данными. |
Широкое распространение. Большинство людей используют Excel, а не Access. |