Деловая переписка на английском языке

Стандартные приемы ведения переписки на английском языке

Структура и оформление письма

Все деловые письма можно разбить на пять категорий:

» Сопроводительное письмо

» Письмо-подтверждение

» Письмо-извещение

» Письмо-представление, и

» Письмо-запрос

По своей структуре деловые письма напоминают друг друга. Все они готовятся на бланках организации. Похожими их делают так называемые обрамляющие элементы. Они составляют структуру письма и в значительной мере определяют его стиль. У каждого элемента есть свое место на бланке. Каждый элемент имеет присущие только ему характеристики. Некоторые элементы, такие как дата, адрес получателя, адрес отправителя, обращение, заключительная формула вежливости и подпись, являются обязательными, другие – нет, и используются по мере надобности. 

Образец письма 

Перед вами образец делового письма, в котором представлены все обрамляющие элементы.

Заголовок (Letterhead)

Многие фирмы приглашают профессиональных художников для разработки стиля компании. Понятие фирменного стиля включает рисованный логотип, макет официального бланка, визитных карточек и прочих канцелярских атрибутов, которые выделяют данную компанию из ряда других.

В наши дни заголовок фирменного бланка готовят в графическом редакторе, например Photoshop или Corel Draw, а затем вставляют в шаблон Microsoft Word. Кстати, в английском языке слово Letterhead также означает фирменный бланк. Заголовок содержит информацию о компании отправителя, т.е. название компании, ее адрес, номера телефона, факса, телекса, электронной почты и т.д. Зачастую почтовые реквизиты компании помещаются в нижнем колонтитуле бланка, что можно видеть из приведенного выше примера.

Указание на ссылку (Reference Line)

Этот элемент не является обязательным. Его использование зависит от принятых в компании норм делопроизводства. Указание на ссылку располагается ниже заголовка письма. Содержит инициалы отправителя и получателя письма. Если ваше письмо не является ответом на конкретное сообщение, то ссылка на получателя остается не заполненной. Если, например, вас завут David Ashen, а письмо за вас напечатала секретарша по имени Susie Thompson, ссылка будет выглядеть так: DA/st.

Дата отправления (Date)

Дата письма может быть отформатирована по-разному. Например:

       2nd September, 200..

       2 September, 200..

       2 Sept. 200..

       September 2, 200..

       2/09/200..

В США дату принято писать, начиная с месяца. В Англии сначала указывают день. Некоторые месяцы (не все) можно писать в сокращенном виде. Например:

Jan., Feb., Apr., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec.

Название месяца пишут с прописной буквы.

Адрес получателя (Inside Address)

Располагается у левого поля. При написании адреса необходимо строго следовать установленному формату. Например:

Адресуя письмо женщине, следует использовать одну из приведенных ниже форм.

Используйте сокращение Ms (miz), адресуя письмо женщине, чье семейное положение неизвестно.

Ссылка на конкретное лицо (Attention Line)

Ссылка включается в оформление письма, когда необходимо указать конкретное лицо в качестве получателя. Например:

Attention: Mr Edward Jones

Attention of the Traffic Manager

For the attention of…

Обращение (Salutation Line)

Есть несколько принятых форм обращения. Так, когда получатель неизвестен, следует писать:

Dear Sirs, (British)

Gentlemen: (American)

В каждом случае используются различные знаки препинания. В первом случае запятая,
во втором – двоеточие.

Обращаясь к мужчине мы пишем:

Dear Sir

Dear Mr Small

Обращаться к женщине, следует использовать такие слова как:

Dear Madam

Dear Mrs Grant

Dear Miss Grant

Dear Ms

Ссылка на содержание (Subject Line)

Эта ссылка, как и ссылка на конкретное лицо, также является необязательным элементом и может быть опущена. Используйте ее, когда хотите уведомить о содержании письма заранее. Существует несколько принятых форматов:

Subject: Order for Marmalade

Re: Mr H. Menton's Visit to India

Policy No. 756915

Сообщение (Body or Message)

Любое деловое письмо, по возможности, должно состоять по крайней мере из двух абзацев, даже если второй абзац это всего лишь несколько вежливых слов.

Письмо может имееть блоковый или полублоковый формат. В первом случае в тексте сообщения отсутствуют абзацные отступы, но увеличен пробел между абзацами. Во втором случае абзацы не отделяются дополнительным интервалом, но имеется отступ в начале первой строки.

Блоковая структура (см. образец письма) придает письму более формальный вид.

Заключительная формула вежливости (Complimentary Close)

Важно соблюдать правила согласования стилей обращения и заключительной формулы вежливости. Например:

Блок подписи (Signature Block)

Включает в себя:

     Подпись отправителя.

    Должность отправителя.

     Название компании, если бланк компании не используется

Подписывая деловое письмо, принято также указывать официальную должность. Иногда бывает необходимо указать отдел.

Указание на приложение (Enclosure)

 Эта ссылка содержит указание на прилагаемые к письму материалы и может иметь различный формат.

Перечисление:

  Enclosures: 1. Contract; 2. Cheque

Указание на количество вложений:

  Encl. (2) или

Наименование вложения:

  Encl. Invoice

Указание на рассылку копий (CC Notation)

CC (carbon copy) означает "копия". Ссылка включается в письмо, если необходимо уведомить получателя, что копия письма направляется еще кому-то. В ином случае ее можно опустить.

Пунктуация

Письмо может иметь так называемую 'открытую' пунктуацию, когда в конце строки на линии даты, адреса получателя, обращения, заключительной формулы вежливости, знаки препинания, за исключением точки в сокращениях, не ставятся.

При 'закрытой' пунктуации дело обстоит иначе. Необходимо помнить, что согласно британским правилам пунктуации точка не ставиться после сокращений типа Mr или Messrs. По американским правилам после слов Sir/Madam/Gentlemen в обращении ставится двоеточие (:).

Более подробную информацию вы можете получить из брошюры "Техника составления деловых писем" и фразеологического словаря деловой переписки на английском языке. Хорошим подспорьем может стать база данных устойчивых выражений и шаблонов деловых писем.