Перечень документов в делопроизводстве

Документы для печати, утверждения и не требующие регистрации

Перечень документов, требующих утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 

АКТЫ

(проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

ЗАДАНИЯ

(на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА 

(должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

ПЕРЕЧНИ

(должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов).

ПЛАНЫ

(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ

(об организации; структурном подразделе¬нии; премировании и т. д.).

ПРОГРАММЫ

(проведения работ и мероприятий и др.).

РАСЦЕНКИ              

на производство работ.

СМЕТЫ                    

(расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ            

(национальные, организаций, технические условия).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

ФОРМЫ                    

унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

и изменения к ним.

Перечень документов, на которые ставится печать

Печати изготовляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001.  

Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них такую печать получают организации, наделенные отдельными государс­твенными полномочиями, например частные нотариальные конторы.

Оттиск печати проставляют так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

 Печати индивидуальных предпринимателей должны содер­жать фамилию, имя, отчество индивидуального предприни­мателя; местонахождение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

 Далее приводится примерный перечень документов, на которых ставится печать.

• АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы)
• АРХИВНАЯ КОПИЯ
• АРХИВНАЯ СПРАВКА
• ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.)
• ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.)
• ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.)
• ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
• КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
• ОБРАЗЦЫ ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
• ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ
• ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные — сводные, в банк, на получение инвалюты и т. д.)
• ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями ит.д.)
• РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
• СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т. д.)
• СОГЛАШЕНИЯ
• СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату и т. д.)
• СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т. д.)
• ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ
• УДОСТОВЕРЕНИЯ
• ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

Перечень документов, не требующих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Бухгалтерские документы (счета, присланные без сопроводительных писем).

4. Рекламно-информационные документы (плакаты, проспекты и др.).

5. Формы статистической отчетности.

6. Благодарственные, поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

7. Сводки информации, присланные для сведения.

8. Газеты, журналы, книги, брошюры.

Примечание:

1. Документы, перечисленные в п.п. 2, 3, 5, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, планово-финансовое управление, отдел материально-технического снабжения и комплектации и т.п.).

2. Исходя из спецификации работы, руководством могут быть включены в перечень и другие документы, не подлежащие регистрации.