Как привести в порядок документы, хранящиеся в офисе
Практические рекомендации
Данная статья - ответ на вопрос пользователя: "На работе попросили привести в порядок документы хранящиеся в компьютере. За что хвататься, представить не могу. Столько документов - просто ужас! Хотя бы пример названия папок по которым можно раскидать все эти бумажки подскажите пожалуйста..."
Это типичная проблема систематизации документов. Надо иметь ввиду, что в любой организации документы бывают двух типов - электронные и бумажные - а система документов, которая определяет степень эффективности управления офисом, должна обеспечивать работу как с бумажными документами, так и с файлами. Создание такой систему состоит из двух этапов:
- Формирование структуры системы и
- Включение в систему документов обоих типов.
Для начала следует провести систематизацию документов по их признакам. Признаки могут быть самые разные. Например, подразделения организации, виды товаров и услуг, периоды времени и т.д.
Бумажные документы обычно хранятся в папках, которые согласно принятым в делопроизводстве обозначениям называются делами. Электронные документы тоже хранятся в папках, но эти папки составляют часть операционной среды компьютера и называются файлами. Каждая папка на компьютере также имеет название "директория".
Таким образом, структура хранения файлов должна включать:
- Структуру папок/директорий для хранения файлов
- Файлы, находящиеся в папках/директориях. Причем, эти файлы могут быть изготовлены как при помощи приложений (таких программ, как Word, Excel, PowerPoint идр.), так и в результате сканирования.
Структура хранения бумажных документов должна включать:
- Структуру дел для хранения бумажных документов
- Дела для хранения бумажных документов
- Бумажные документы, находящиеся в делах
Структура папок может быть одноуровневая или многоуровневая, т.е. иерархическая. Примером одноуровневой структуры при бумажном делопроизводстве является одна папка, куда сложены все документы организации. Иерархическая структура, с другой стороны, включает - шкаф, где на полках хранятся папки с разложенными документами. Такая структура является предпочтительней.
Вот, как может выглядеть структура системы на схеме.
На следующем рисунке представлена структура папок на компьютере.
После того, как вы разложили все ваши документы по файлам и делам, вам необходимо продумать эффектиную систему поиска. В некоторых организациях для этого используют специальные журналы регистрации или программы типа Excel или Word. Эти программы позволяют создавать таблицы, куда заносятся по определенной схеме заголовки документов и их краткое содержание. В других организациях предпочитают использовать базы данных Access. Наша рекомендация - Access.
Вы можете обратиться в администрацию сайта Офиспрофи с запросом на разработку такой базы данных. Работа может быть выполнена в кратчайший срок в соответствии с требованиями вашей организации.