Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

Рекомендации по составлению инструкции

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря  вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

• регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;
• закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;
• сделать систему работы с документами стабильной;
• обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;
• установить ответственность за работу с документами.

В крупных организациях общее делопроизводство и кадровое делопроизводство регламентируются отдельными инструкциями. В небольших организациях вполне допустимо объединение двух инструкций в одну, которая может носить название «Инструкция по делопроизводству», а ее содержание будет отражать систему работы как с административными документами, так и с документами по личному составу.

Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие положения), основной части (тематические разделы) и приложений.

Аргумент в пользу инструкции

Хотя в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами. После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, т.к. со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации.

Общие положения

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.

Основная часть

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. 

В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика.

Основная часть инструкции может включать три основных раздела: «Правила составления и оформления документов»,  «Организация работы с документами», «Документация по личному составу».

Раздел «Правила составления и оформления документов», как правило,  включает несколько подразделов:

• «Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»;
• «Виды бланков организации и порядок их использования»;
• «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003);
• «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

• «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;

• «Порядок изготовления и размножения документов»;

• «Правила оформления и заверения копий и приложений»;

• «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;

• «Порядок работы исполнителей с документами»;

• «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».

Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));
• порядок учета объема документооборота.

В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.

В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.

Особого внимания заслуживает вопрос о ведении личных дел работников организации. Решение о необходимости их ведения принадлежит руководству организации (если нет решения вышестоящей организации). Если такое решение принято, то личные дела следует вести по всем правилам, а порядок их формирования и работы с ними необходимо закрепить в специальном подразделе «Правила формирования личных дел». В этом подразделе устанавливают категории работников, в отношении которых ведение личных дел обязательно (например, все работники организации или только материально ответственные лица). Необходимо установить также состав документов личного дела, порядок их подшивки в личное дело, периодичность проверок личных дел и порядок их подготовки для сдачи в архив.

В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.

 В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению (включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела), закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

При составлении третьего раздела  «Документация по личному составу» следует учесть, что документирование трудовых отношений имеет специфику, определяемую профилем работы организации. Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов.

Исходя из логики возникновения и развития трудовых отношений данный раздел может иметь следующую структуру:

• «Порядок оформления приема на работу»;

• «Порядок оформления перевода на другую работу»;

• «Порядок оформления увольнения»;

• «Порядок оформления отпусков»;

• «Порядок оформления командировок»;

• «Порядок оформления поощрений»;

• «Порядок оформления дисциплинарных взысканий»;

• «Порядок оформления и ведения трудовых книжек»;

• «Учет кадров».

 В каждом подразделе инструкции необходимо закрепить:

• виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования деятельности по установлению трудовых отношений, учету и движению кадров;
• правила подготовки распорядительных документов (приказов (распоряжений), включая порядок подписания, визирования, согласования, утверждения;
• правила оформления документов – оснований к приказам по личному составу (заявление, уведомление, докладная записка, представление, объяснительная записка и др.);
• порядок изготовления, размножения и рассылки приказов (распоряжений).

В подразделе «Учет кадров» дается описание применяемых учетных форм, справочных массивов, приводится порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранения.

Состав тематических подразделов может быть дополнен в зависимости от условий работы организации. В инструкцию могут быть включены разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, оформления аттестации работников и др.

Приложения

В раздел «Приложения» необходимо включать максимально возможное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В каждом разделе (подразделе) по тексту, как правило, делаются ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа. В приложение можно включать схемы документопотоков, образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, акта на выделение документов к уничтожению и др.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Обратите внимание

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Росархива2.

Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу.

Л.В.Санкина, доцент РГГУ 

"Секретарь-референт" №8 2008