Формирование документооборота
Документооборот, регистрация и классификация документов
Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципиальная схема документооборота приведена на схеме.
Рисунок 1. Принципиальная схема документооборота на предприятии
Регистрация документов
Все официальные документы подлежат регистрации. Входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Какие документы следует регистрировать? Все, что не попадают в перечень документов, не требующих регистрации. Состав документов в перечне может отличаться в различных организациях, поэтому каждый конкретный перечень утверждается руководителем предприятия.
Традиционно существовало две системы регистрации документов – журнальная и карточная.
Рисунок 2. Пример оформления журнала регистрации входящих документов
Рисунок 3. Пример оформления журнала исходящих документов.
Рисунок 3. Пример оформления журнала исходящих документов.
Журнальная система используется там, где документооборот не превышает 1000 документов в год. Если больше, то следует применять карточную форму. В настоящее время все чаще используется автоматизированная система регистрации на ПЭВМ - компьютер.
С появлением компьютера стало возможно говорить об электронном документообороте. Как правило, на сервере или компьютере секретаря создается база данных, где хранится информация обо всех созданных документах. Таких баз может быть одна или несколько. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, его сканируют и электронную версию также помещают в базу данных.
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Возникает вопрос: Как наладить учет документов, если они создаются на разных компьютерах или поступают в организацию в виде электронных сообщений разным сотрудникам? Может потребоваться некоторая разъяснительная работа и открытый доступ к базе данных. В любом случае центральной фигурой в процессе регистрации был и остается секретарь. Она формирует собственную номенклатуру дел. (Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке).
Классификация документов
Проще всего систематизировать документы по их типу, например:
Рисунок 5. Пример классификации документов по типам
Носитель определяет, в каком виде хранится документ – на бумаге или на жестком диске компьютера. По содержанию документы могут хранить или исходные данные, например, текст приказа или письма, или данные описывающие первичные документы, такие как журнал регистрации документов, и содержащие таким образом сводные данные. С точки зрения разработчика, документы могут создаваться как внутри организации, так и за ее пределами.
Первичные документы также могут быть систематизированы по форме создания и в зависимости от использованной программы. Например,
Рисунок 6. Пример классификации первичных документов
Доля оригинальных документов в делопроизводстве ничтожно мала. Практически все документы можно отнести в разряд типовых документов, изготовленных по тому или иному трафарету или, как принято говорить применительно к документам, набираемых на компьютере, по шаблону. Шаблон позволяет экономить время и содержит готовые элементы оформления документа, которые новичку было бы непросто создать самостоятельно. Шаблоны, как правило, разрабатываются специалистами или опытными пользователями по установленным в делопроизводстве стандартам. На нашем сайте вы можете найти разнообразные шаблоны.
Место хранения документов
Документы на бумажных носителях сортируются согласно номенклатуре дел и помещаются в дела (картонные папки), дела расставляются по полкам в шкафу. Таким образом, мы получаем три уровня хранения. При большом количестве документов и их разнообразии количество уровней возрастает.
Подобно бумажному делопроизводству, хранение документов на жестком диске компьютера также имеет свою иерархию.
Рисунок 7. Пример организации структуры файлов на портале "Офиспрофи".
Таким образом, структура хранения документов должна включать:
Для документов на жестком диске компьютера
- Структуру папок для хранения файлов
- Файлы (первичные документы), помещенные в папки
- Файлы сводных документов, содержащие опись первичных документов
Для документов на бумажных носителях
- Структуру дел для хранения бумажных документов
- Дела для хранения бумажных документов
- Бумажные документы, находящиеся в делах
- Электронную опись бумажных дел