Организационная документация
Порядок оформления организационно-правовых документов
В состав ОРД входит организационно-правовая документация. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.
Устав организации
Устав является основным, учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав государственного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.
Устав оформляется на общем бланке организации.
Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов включаются:
- Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации1).
- Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
- Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
- Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
- Отчетная и ревизионная деятельность.
- Порядок ликвидации организации.
Оформление положений
Положение — организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положение об организации в целом (например, положение о персонале) утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации, учредителями хозяйственных обществ, кооперативов и т.д.
Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю организации.
Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права и ответственность, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.
Формуляр положения состоит из следующих реквизитов:
— наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения) — автора документа;
— наименование вида документа — ПОЛОЖЕНИЕ;
— гриф утверждения;
— дата;
— номер;
— место издания (город);
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись;
— гриф согласования;
— визы согласования.
В связи с отсутствием места для полного изложения примера приведем перечень обязательных разделов важнейшего из положений — Положения о персонале организации:
Раздел 1. «Общие положения».
Раздел 2. «Порядок найма и высвобождения персонала». Раздел 3. «Основные обязанности персонала». Раздел 4. «Основные обязанности администрации» . Раздел 5. «Рабочее время и его использование». Раздел 6. «Поощрения за успешные результаты работы». Раздел 7. «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины».
Основное требование к тексту Положения — полное соответствие требованиям, установленным Трудовым кодексом РФ.
Должностная инструкция
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между работодателем и работником (сотрудником) организации.
Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.
Оформление инструкций по отдельным видам работ
Инструкция по отдельному виду работ на предприятии — организационно-правовой документ длительного срока действия, в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб, подразделений и отдельных работников.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, государственных стандартов, приказов).
Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда и т.д. Текст инструкции имеет характер указаний. Используются четкие словесные формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Структура и штатная численность персонала
Структура (состав подразделений организации) и численность штатов (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным организационно-правовым документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации, подписывается заместителем руководителя (директора) организации, предприятия, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала (отдела кадров) и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью.
Все изменения в документе осуществляются приказом руководителя организации.
Штатное расписание
В штатном расписании организации закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется по унифицированной форме № T-3 Госкомстата России и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Вы можете загрузить документы и формуляры документов с нашего сайта (см. документы для бесплатной загрузки и содержание Киоска)