Оформление деловых писем
Правила оформления деловых писем
Письмо должно освещать один вопрос: это упрощает последующее его исполнение. Письмо по содержанию должно быть простым, лаконичным, убедительным. Текст письма состоит из вводной и основной частей:
- во вводной'части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т. д.;
- в основной части письма излагают: цель, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т. д.
В коммерческих письмах принято использовать стандартные фразы. Например, чтобы объяснить мотивировку написания письма используются такие фразы, как:
В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Вашу просьбу... .
В подтверждение нашей договоренности...
Следующие фразы являются распространенным «стандартным» началом делового письма:
Извещаем, что... ...мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего сведения, что... ...наш завод прекратил производство интересующих Вас изделий.
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются от (а) третьего лица единственного числа: Кооператив гарантирует... не возражает... предлагает...; от (б) третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят...; от (в) первого лица множественного числа: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от (а)первого лица единственного числа: Прошу ...Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...; от (б)первого лица множественного числа: Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...
Примеры «стандартных» конструкций:
Просим... ... Вас проверить ход выполнения работ...
Прошу... ... принять меры...
Высылаем... ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем... ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем... ... получение спецификации на...
АООТ «Росмоспром» подтверждает... ... условия поставки оборудования...
Напоминаем, что... ...в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам, что... ... Ваша задолженность по оплате составляет...
Сообщаем, что... ... задержка в отгрузке... произошла ввиду...
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ...
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.
Заключительная формула вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «Суважением ...»; в отдельных случаях — «Ваш ...», «Искренне Ваш...»
В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» .... и т.д.
Большое значение имеет для формирования положительного образа организации или фирмы соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».
Если вы ждали ответ и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по...».
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее.
В деловой переписке неуместно применение выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.
В составе реквизитов служебного письма отсутствуют такие реквизиты как наименование вида документа, гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии; реквизиты гриф согласования), визы размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит отметка об исполнителе, если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.
Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем) с угловым расположением постоянных реквизитов. Используют бланки формата А4. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем, как правило, не применяются.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату; второй — на чистом листе бумаги (отпуск, копия) — подшивают в дело.
Шаблон (макет) служебного письма можно скачать в библиотеке документов сайта.