Подготовка командировок руководителя

Работа секретаря в связи с командировкой руководителя. Методические указания.

Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.

Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностные лица, с которыми предполагается деловой контакт, вопросы, которые необхо-димо решить, а также проекты документов, закрепляющие эти решения. Устанавливаются такие технические детали, как адреса организаций, номера телефонов, имена и отчества должностных лиц и т. п.

Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.

В обязанности секретаря-референта входят также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы. Программа командировки в копии остается у секретаря-референта с тем, чтобы можно было в любое время связаться с ним.

После возвращения руководителя из командировки секретарь-референт помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.