Секретарь-референт

Должностные обязанности, права и ответственность секретаря-референта

Пример должностной инструкции секретаря-референта (предполагает доработку с учетом специфики конкретной организации). Инструкцию можно использовать в качестве ориентира для подготовки к работе в качестве секретаря. Практически все положения инструкции в том или ином виде раскрываются в содержании нашего сайта. Документ предоставлен для скачивания в виде шаблона Word в конце статьи.

Содержание: Общие положения, Основные задачи и функции, Обязанности, Права, Ответственность, Взаимосвязи, Требования

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь референт относится к категории специалистом организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством Российской Федерации;

— Уставом организации;

— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, этику делового общения;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации)

— работать с документацией конфиденциального характера. (наверх)

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.

2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку н считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений. (наверх)

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов. .

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию. (наверх)

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации. 

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников. (наверх)

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись генеральному директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка. Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. (наверх)

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора. (наверх)

7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).

7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.

7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).

7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря. (наверх)

Выше приведена должностная инструкция секретаря-референта, подготовленная на базе уровней С и D документа EAPS - European Association of Professional Secretaries - с учетом особенностей работы в организациях, фирмах малого и среднего бизнеса России. 

Рекомендации предусматривают четыре уровня (А, В, С, D) восхождения по служебной лестнице начинающего работника — от секретаря-машинистки (уровень А), секретаря (уровень В), секретаря-референта (уровень С) до офис-менеджера (уровень D).

Как было сказано, инструкция предполагает ее доработку, исходя из специфики конкретной организации (организационная структура, объем документооборота и др.). На основе данной должностной инструкции путем сокращения отдельных предусмотренных в ней функций, например, ведение деловых переговоров, перевод служебной документации на иностранные языки и некоторые др., может быть составлена должностная инструкция секретаря и, наоборот, путем добавления ряда функций; таких как выполнение административной работы, организация презентаций, ведение совещаний и т. п., подготовлена должностная инструкция заведующего канцелярией, руководителя службы ДОУ, наконец офис-менеджера.

(наверх)