Ведение номенклатуры дел серкетаря
В статье приводится пошаговая инструкция по созданию и ведению номенклатуры дел секретаря-референта на компьютере.
Всю процедуру организации ведения номенклатуры дел можно разбить на три части. Это - формирование списка дел секретаря, формирование структуры номенклатуры дел и, наконец, создание папок (файлов) непосредственно на компьютере.
Формирование списка дел секретаря
|
Раздел 1
|
Раздел 2
|
- Журнал учета входящих документов.
- Журнал учета исходящих документов.
- Журнал учета телеграмм, телефонограмм и факсов.
- Журнал учета приказов и других распорядительных документов по организации.
- Журнал контроля за исполнением документов.
|
- Положения о структурных подразделениях и
должностные инструкции руководящего состава.
- Штатное расписание организации.
- Личные дела.
- Документы и приказы по личному составу.
- Переписка по персоналу.
|
|
Раздел 3
|
Раздел 4
|
- Журнал учета и выдачи справок.
- Журнал заявок, учета и командировочных удостоверений.
- Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек.
- Книга (журнал) учета отпусков.
- Книга, журнал, табели регистрации прихода и ухода с работы.
- Журнал учета архивных материалов.
|
- Переписка с вышестоящими организациями.
- Переписка с деловыми партнерами.
- Переписка по юридическим вопросам.
- Переписка по финансовым вопросам.
- Переписка по вопросам жизнеобеспечения деятельности организации.
- Приказы и распоряжения вышестоящих организаций.
|
|
Раздел 5
|
Раздел 6
|
- Отчеты, доклады, протоколы по совещаниям у руководителя организации.
- Материалы подготовки и проведения собрания акционеров и др.
|
- Акты и отборочные списки на архивные дела, уничтоженные в делопроизводстве.
- Сводная номенклатура дел организации.
|
Формирование структуры
Сгруппируем пункты примерной номенклатуры дел по смысловым разделам и присвоим им условные названия. Каждый раздел впоследствии станет папкой верхнего уровня с вложенными папками, в которых будут храниться первичные документы. Понятно, что такие первичные документы как трудовая книжка или состав личного дела сотрудника предприятия, мы можем перенести на жесткий диск только в отсканированном виде. Вообще, хорошим правилом делопроизводства сегодня является хранение копий всех первичных документов, поступивших в организацию и прошедших регистрацию.
|
Наименование по номенклатуре
|
Наименование раздела
|
Папка документов
|
|
Журнал учета входящих документов
|
Регистрация
|
Входящие
|
|
Журнал учета исходящих документов
|
Регистрация
|
Исходящие
|
|
Журнал учета телеграмм, телефонограмм и факсов
|
Регистрация
|
Факсы
|
|
Журнал учета приказов и других распорядительных документов по организации
|
Регистрация
|
Приказы
|
|
Журнал контроля исполнения документов
|
Регистрация
|
Регистрация
|
|
Журнал учета и выдачи справок
|
Персонал
|
Персонал
|
|
Журнал заявок, учета и командировочных удостоверений
|
Персонал
|
Персонал
|
|
Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек
|
Персонал
|
Персонал
|
|
Книга (журнал) учета отпусков
|
Персонал
|
Персонал
|
|
Книга, журнал, табели регистрации прихода и ухода с работы
|
Персонал
|
Табели
|
|
Документы и приказы по личному составу
|
Персонал
|
Приказы
|
|
Личные дела.
|
Персонал
|
Сотрудники
|
|
Переписка по персоналу
|
Персонал
|
Переписка
|
|
Положения о структурных подразделениях и
должностные инструкции руководящего состава
|
ОРД
|
Положения
|
|
Штатное расписание организации
|
ОРД
|
ОРД
|
|
Отчеты, доклады, протоколы по совещаниям у руководителя организации
|
Основная деятельность
|
· Протоколы
· Отчеты
· Доклады
|
|
Переписка с деловыми партнерами
|
Переписка
|
Партнеры
|
|
Переписка по юридическим вопросам
|
Переписка
|
Право
|
|
Переписка по финансовым вопросам
|
Переписка
|
Финансы
|
|
Переписка по вопросам жизнеобеспечения деятельности организации
|
Переписка
|
Обеспечение
|
Если мы посмотрим на третий столбец нашей таблицы, то увидим, что в нем повторяются названия разделов. Это означает, что конкретный документ (например, журнал регистрации) должен сохраняться в корневом каталоге этой директории.
Создание структуры папок на компьютере
Откроем обозреватель Windows и щелчком мыши выделим системную папку «Мои Документы». Откроем меню «Файл», выберем команду «Создать» - «Новую папку» и создадим папку «Номенклатура».
Рисунок 1. Окно обозревателя. Папка "Мои Документы"
Рисунок 2. Создаем новую папку.
Рисунок 3. В директории "Мои Документы" создана папка ""Номенклатура"
В обозревателе выделяем папку «Номенклатура» и через Меню - Файл создаем папки верхнего уровня.
Рисунок 4. В директории "Номенклатура" созданы папки верхнего уровня.
По этой же схеме создаем папки второго уровня. В результате получаем структуру папок, готовую для дальнейшей работы.
Рисунок 5. Пример готовой структуры папок в составе директории "Номенклатура".
На этом можно было бы считать работу законченной. Однако в нашей номенклатуре есть упущение – нет раздела для хранения договоров предприятия. Чтобы исправить положение, создадим по известной схеме еще одну директорию и назовем ее "Договора". В этой директории каждый договор (отсканированный оригинал) должен сохраняться в отдельную папку. В папке договоров мы также создадим папки для счетов и актов выполненных работ, а также папку приложений к договорам. Отдельные папки для каждого вида документов необходимы потому, что, как правило, один договор может иметь несколько дополнений, несколько счетов и несколько актов выполненных работ или приложений.
В дальнейшем мы расскажем, как использовать содержимое папок в работе специализированных баз данных, таких как Учет и хранение договоров, Журналы регистрации и т.д.