Page 10 - HR_Documentation

ния инструкции заключается именно в комплексной регламентации до-
кументационных процессов.
Структура текста инструкции включает в себя общие положения,
тематические разделы и приложения.
В разделе "Общие положения" содержится информация о сфере
распространения инструкции, ответственности за ее несоблюдение, обо-
значается название подразделения, отвечающего за организацию работы
с кадровыми документами, перечисляются законодательные акты, норма-
тивные, методические, организационные и распорядительные документы,
на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою дея-
тельность кадровая служба.
Тематические разделы, как правило, включают разделы, после-
довательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения
работников, правила оформления командировок, оформление и учета
отпусков. Они могут носить соответствующие название: "Порядок доку-
ментирования приема на работу" или "Порядок оформления увольнения"
и т.д. В каждом разделе определяются:
- виды и разновидности документов, используемых для докумен-
тирования деятельности по учету и движению кадров;
- правила подготовки распределительных документов, включая
порядок визирования, согласования, утверждения и подписания
- порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех
или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров.
В инструкции должны быть прописаны правила составления и оформле-
ния всех документов, которые используются для той или иной процеду-
ры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления
документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный
материал.
Так, при приеме на работу используются такие документы, как
личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем
биографических сведений о работнике и заполняются им собственноруч-
но. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту за-
полнения и соответствия указанных сведений предъявленным докумен-
там. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и пра-
вила ее заполнения.
Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только
в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах),
поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и
привести в приложениях к инструкции регистрационные формы.

10