Page 9 - HR_Documentation

1.3. Инструкция по делопроизводству кадровой службы

В ряду организационных документов, необходимых для регла-
ментации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инст-
рукция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспе-
чению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий
технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания
документов, порядок работы с ними.
Необходимо отметить, что инструкция особенно необходима в
кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной
структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представ-
лена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значе-
ние.
Инструкции бывают двух типов: типовые и индивидуальные. В
90-х гг. первый тип инструкций (для группы предприятий определенной
отрасли) перестал издаваться.
Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреж-
дении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета
кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их
составления являются действующие государственные нормативно-
методические документы.
Современная нормативно-методическая база содержит правила и
методические рекомендации по составлению и оформлению документов
по личному составу, созданию информационно-поисковой системы
(ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хране-
ния, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и ис-
пользованию.
Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми до-
кументами (делопроизводства) определяется множеством факторов: раз-
мерами организации, ее организационной структурой, численностью ра-
ботников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадро-
вой службы и др.
Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроиз-
водства развивается в двух направлениях. Одни организации создают
инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного
документа, определяющего как требования к составу и оформлению до-
кументов, так и правила работы с ними. Другие – к давно устаревшим
инструкциям разрабатывают "поправки" в виде регламентов, памяток,
приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции
работы с документами или правила их оформления. Исследователи счи-
тают такую практику бесперспективной, так как основной смысл созда-

9