Page 252 - OfficeDocs_Reference

глава 6. ОперативнОе хранение дОкументОв

Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения документов происходит не ранее чем через год и не позд-
нее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
В период подготовки дел для сдачи в архив организации сотруд-
ником архива проверяется правильность формирования дел, их
оформления и соответствия количества дел, включенных в опись,
количеству сформированных, в соответствии с номенклатурой, дел
организации. Все недостатки в формировании и оформлении дел,
которые были выявлены в этот период сотрудником архива, долж-
ны быть устранены работниками структурного подразделения,
готовящего документы для передачи в архив.
Прием-передача дел в архив организации производится сотруд-
ником архива в присутствии сотрудника структурного подразделе-
ния. В процессе приема-передачи происходит сверка передаваемых
дел с описями дел путем проставления отметок о наличии напротив
каждого дела в описи. В конце каждого экземпляра описи указы-
ваются (цифрами и прописью) количество фактически принятых
в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи,
а также проставляются подписи лица, ответственного за архив,
и лица, передавшего указанные дела.
Передача электронных документов в архив организации осу-
ществляется на основании описей электронных дел по инфор-
мационно-телекоммуникационной сети или на физических
обособленных материальных носителях в двух идентичных экзем-
плярах. В процессе передачи электронных дел в электронной описи
оформляется итоговая запись о количестве фактически принятых
в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая
запись должна быть заверена подписями сотрудника, отвечающего
за архив организации, а также сотрудника, передавшего дела .
307

307 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв.
Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Статьи 4.33-4.34.
251