Page 247 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Опись дел структурного подразделения
Опись дел структурного подразделения — «учетный документ,
включающий сведения о делах, сформированных в подразделе-
нии и подлежащих передаче на архивное хранение» . Описи дел
299
структурного подразделения разрабатываются и утверждаются
руководителем структурного подразделения организации и отра-
жают состав документации конкретного подразделения организа-
ции. Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах и представляются в архив организации не позднее
чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел состоят из описательных статей единиц хранения,
итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к опи-
си. В состав справочного аппарата описи дел обязательно входят:
титульный лист, оглавление, предисловие. Также могут входить
список сокращений и указатели к описи (предметный, именной,
географический и т. п.).
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждому
делу в описи присваивается свой порядковый номер.
В конце описи оформляется итоговая запись, включающая указа-
ние (цифрами и прописью) на количество дел, на первый и послед-
ний номера дел по описи, а также на особенности нумерации дел
в описи (например, наличие литерных или пропущенных номеров).
Описи дел составляются в разном количестве экземпляров:
– описи дел постоянного хранения — не менее чем в четырех
экземплярах: три — на бумажном носителе и один — в электрон-
ном виде;
– описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — не менее
чем в двух экземплярах;
– описи документов по личному составу для организа-
ций — источников комплектования государственных (муници-
пальных) архивов — не менее чем в четырех экземплярах: три — на
бумажном носителе, один — в электронном виде;
– описи документов по личному составу организаций, не
являющихся источниками комплектования государственных
299 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 104.
246