Page 66 - Секретарское дело

2.1. Документооборот

Документооборот – это движение документов с момента их
создания или получения до завершения исполнения или
отправления.
Различают следующие основные потоки документации:
1) документы, поступающие из других организаций

(входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации
(исходящие);
3) документы, создаваемые в организации, используемые
работниками организации в управленческом процессе
(внутренние).
Документооборот должен регламентироваться графиком,

утвержденным приказом руководителя организации. График
документооборота оформляется в виде схемы или перечня
работ по созданию, проверке и обработке документов, который
должен выполняться каждым структурным подразделением
организации.
Для рационального обеспечения документооборота
непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться
сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным

документом. Для этого на предприятии:
1) проектируют маршруты прохождения документы;
2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов
у каждого исполнителя;
3) контролировать прохождение документов по всем рабочим
местам.
В документообороте выделяют следующие группы

документов:
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• правительственная документация;
• документы, адресованные на имя руководства;
• документы, адресованные структурным подразделениям.
В систему документооборот входит понятие «маршрут
документа».