Page 116 - Book keeping

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на
обложку дела;
- внесен опис подряд д одинаковым загол пиш полностью
загол перво дела, остальн однород дел обозначаю словами " же", при
д свед делах вносятся полностью ( каждо новом л описи
заголовок воспроизводится полностью);
- граф описи "примечание" используется д отмет прием дел, особенностях их
физичес состояния, перед дел другим структурны подразделениям ссыл на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.2.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в
указывается (циф прописью) количес дел, числящихся п описи, п и
послед д описи, оговариваются особен нум дел описи
(литерные номера и пропущенные номера).
9.2.15. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием
должности, фамилии и инициалов, согласовывается с руководителем структурного подразделения
и утверждается руководителем служб ДОУ.
9.2.16. Опись дел стру подраздел составляется двух экземплярах, од из

которых перед вмес с дел архив, а остается ( качес контрольного) в

структурном подразделении.
9.2.17. О докум соответствующ период уничтожению составление акта о
выдел их уничтожению производится п составления сводных оп дел постоянного
хранения период. У описи рассматриваю засед ЭК

одновременно. Согласованн утверждаются руководител предприяти тол после
утвержд соответствующ ведомс арх опис дел постоя хранения.
После этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.
9.2.18. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего
предприятия. Есл указаны дел нескольких структурных подразделений, название
каждого из них указывается перед группой заголовков соответствующих дел.
9.3. Подготовка и передача документов в ведомственный архив.
9.3.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по
описям дел.
9.3.2. Дел с испол документам постоян временного (свыше 10 лет)

хранения передаются ведомственны арх посл истеч двухл их хранения и
использования в структурном подразделении.

9.3.3. Дела временного (до 10 л включительно) х перед центральны архив
подлежат. О храня структурных подразделениях истеч хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.3.4. Перед дел ведомственны арх осуществляется графику, составленному
архивом, согласованному руководителям структурных подраздел утвержденному
руководителем службы ДОУ.
9.3.5. период дел структурны подраздел перед ведомственный
архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие
количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой
дел предприятия. выявленны пр пр недостат формиров оформл дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.3.6. кажд дел производится заведующ ведомственным арх в
присутс должнос л стру подразделения. обоих экземплярах
описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого

экземпля оп указываю циф и прописью количес фактич принятых дел, дата
приема-перед дел, подпис заведующ ведомственны арх должностного
лица, передавшего дела.
9.3.7. Вмес дел ведомс арх передаю уч журналы,
регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие
информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала,
картотеки или базы данных включается в опись.
9.3.8. слу ликвид ил реорганиза структурн подразделения предприятия
должнос лицо, ответствен вед делопроизвод д структурного
подразделения, период проведения ликвидационн мероприят формиру имеющиеся
докум дела, оформля в ведомственны арх независим сроков

хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10. Заключительные положения

114