Page 113 - Book keeping

томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2"
и т.д.
8.4.7. Докум внут дел располагаю хронологической, вопросно-логической

последовательн или сочетании. Распорядительн документ группирую дела по
видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.4.8. Документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и
решения; документы к заседаниям (совещаниям).
8.4.9. Положения, инструкции, утвержд распорядительным документами, являются
приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
8.4.10. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по персоналу.
8.4.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы
к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
8.4.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы
группируются отдельно от проектов.
8.4.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
8.4.14. Переписка (письма) группируется, правило, период календ год и
систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается
за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдуще году, докум включаю дел текущ год указанием инд дела
предыдущего года.
8.5. Оформление дел.
8.5.1. Дел подлежат оформлению их заведе заверш года. Оформление
дела - это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:
- описание дела на обложке;
- брошюровку;
- нумерацию листов;
- составление заверительной надписи.
8.5.2. Оф дел проводится должнос лицами, вед которых находится
завед и формирование дел, методичес помощ под контрол ведомственного
архива, в который впоследствии будут передаваться дела.
8.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подл дел постоянного, временного (свыше 10 лет) х по
личному составу.
8.5.4. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела;
- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.5.5. Обл дел постоянного, временного (свыше 10 лет) х персоналу
оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
- наименование предприятия - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием
официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования;
- наименование структурног подразделения - указывается соответствии утвержденной
структурой;
- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
- д дела (тома, части) - указывается год(ы) завед окончан дел в
делопроизводстве. дел, содержащих распорядительную документацию, дел,
состоящих несколь томов (частей), являются д докум дела, т.е. даты
(число, месяц, год) регистрации (составления) сам сам позд документов,
включенных в это дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется словами;
- количес л деле - уч в листы, л заверител и
внутренн описи, нумеруются. Листы дел, состоящ нескольких том ил частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно. Листы нумеруются простым карандашом сверху
вниз, циф проставляются правом верх угл листа; фотографии, чертежи, диаграмм и
д иллюстративны специфичес документы, представл самостоятельн л в
деле, нумерую стороне л верх углу. дел с
вложения нумеруются: сначал конверт, затем - очередным номером - кажд вл в
конверте;

111