Page 112 - Book keeping

основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки,
доклад т.д.): "Докум провед тематических выставок (планы, списки, доклады,
характеристики экспонатов)".
заголовках дел, содержащих переписку, указывается, какому вопросу она
ведется. загол дел, содержащ переп однородны корреспондентами, последние
указываются, указывается их общ видо название: "Переписка предприятиями,
учреждениями и организациями о комплектовании документационного фонда".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не
перечисляются: "Переп организац семин совещ по вопросам раз и
создания систем контроля качества продукции".
загол дел указывается корреспондент, есл переп вед тол с
ним: "Переписка с НИИ Труда по вопросам научно-технической информации".
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, загол дела указываю их ко названия, указывается их общее

вид название: "Переписка главам администрац обл по вопросам топографо-
геодезического обеспечения территорий".
Есл содерж дел касается од административно-территориальн единицы
(населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: "Переписка с НИИ ПМК по
вопросам создания приборной продукции".
заголовках дел, содержащих плановую ил отчетную документацию, указывается период
(квартал, год), на (за) составл планы (отчеты): "Годовы отчет капитальному
строительству".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок
дела, необход составляютс загол кажд тома (части), уточняющие
сод загол дела. расположения загол д внут раздел и
подраздел номенкл дел определяетс степенью важнос документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью.
Вначал располагаю загол дел, содержащих организационно-распорядительную
документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.3.15. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
8.3.16. графе 4 указываю хранения дела, перечню, его
отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел.
8.3.17. графе 5 "Примечание" указываются названия переч документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел,
переходящих делах (например, переход с 2003 г.), выдел дел уничтожению, о
лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел другому предприятию и т.п.
8.3.18. течен год предп возникаю документированны участки
работы, т.е. пред дела, дополнител вносятс номенкл дел. Для
вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.3.19. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов).
8.4. Формирование дел.
8.4.1. дел - груп испол докум в дел соответс с

номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.4.2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в службе
ДОУ, остальные - непосредственно в структурных подразделениях предприятия.
8.4.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в службу
ДОУ ил подшиватьс дел структурных подразделений. дела, дол быть
подш документ, определя начальн структ подразделения (должнос лицо) в
соответствии с номенклатурой дел.
8.4.4. Контрол правильн формированием дел осуществляетс управл делами
(центральным архивом).
8.4.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещ дел исполненные документы, соответс загол дел по
номенклатуре;
- группировать дел докум од календ года, исключен переходящих
дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещ дел ксерокоп факсограмм, телетайпограммы, телефонограм общих
основаниях.
8.4.6. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики. объем дел дол превышать 250 листов. нал дел нескольких

110