Page 111 - Book keeping

- организации группировки исполненных документов в дела;
- систематизации и учета дел;
- определения их хранения являет осн д составления оп дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.3.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
- положением о предприятии и его структурных подразделениях;
- штатным расписанием;
- перечнями документов с указанием сроков их хранения;
- планами и отчетами о работе с документами;
- номенклатурами дел за предшествующие годы.
8.3.4. Предприя составляет сводна номенкл дел, состоящая дел,
образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.
8.3.5. Сводная номенкл дел предп составляется служб ДОУ учетом
предл структурных подразделений (должностных лиц), ответственны с
документами, при методическом руководстве со стороны ведомственного архива.
8.3.6. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок представить в

службу предложения внесению д сводную номенклатуру дел учетом
документооборота этого подразделения.
8.3.7. Сводная номенкл дел предприятия подписываетс руководител служб ДОУ,
визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией
(далее - ЭК), экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ведомственного архива, в который
докумен передаю государс хранение, утверждаетс руководителем
предприятия.
8.3.8. Посл утвержд свод дел структу подразделения
предприятия получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.3.9. Сводная номенкл дел печатается в необходимо количес экземпляров.
утвержд экземпл номенкл дел являетс документ постоян срока
хранения вклю номенклатуру дел сл ДОУ. использу сл ДОУ в

качес рабочего. Третий - применяется ведомственном архиве, с которым согласовывалась
номенклатура дел.
8.3.10. Сводная номенкл дел кажд год уточняется, утверждается и
вводится д с 1 ян следующ календ года. Свод номенкл дел
составляется согласовывается слу коренных изменен функц структуры
предприятия.
8.3.11. Названия раздел номенклатуры дел предприятия являю наименования
структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии
с утвержденной структурой предприятия.
8.3.12. В номенклатуру дел включаютс загол дел, отражающ документируемые

уч работы предприятия. номенклатуру дел вклю периодичес издания,
получаемые предприятием.
8.3.13. графе 1 номенкл дел проставл инд кажд дела, включенн в
номенклатуру. Инд дел сос установл циф обознач структурного
подраздел поряд загол дел номенкл пределах структурного
подразделения. Инд дел обозначаются арабским цифрами: 10-05, где 10 - обозначение
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
номенкл дел рекомендуетс сохраня оди инд дл однородных дел в
пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
8.3.14. графу 2 номенклатуры дел включаютс загол дел (томов, частей). Заголовок
дел дол четко, обобщенн ф отража основн сод сос документов
дела. допускаетс употребл загол дел неконкретных формулировок ("разные
материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,
приказы и т.д.);
- наименование структурного подразделения (автора документа);
- название организации, котор буд адресо ил от которой буд получены
документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), которым относятся докум дела. заголовках дел, содержащих
документ од вопросу, связанны последовательнос исполнения, качестве
вид дел употребляется термин "документы", а заголовка ( скобках) указываются

109