Page 114 - Book keeping

- хранения дела - соответств со сроками, установленным руководящими
документами. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
- архивный шифр дела - в соответствии с принятой на предприятии системой.
8.5.6. Посл заверш нум л составляется заверительн надпись, которая
располагается дела. Заверительн над составляется дел отдельн листе -
заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов
данном деле, особен отдельны документов (чертежи, фотографии, рисун т.п.).
Заверительная надпис подписываетс составител указан расшиф подписи,
должнос д составления. Количес лист дел проставляет обл дел в
соответствии с заверительной надписью.
8.5.7. окончании год надпис на обложках дел постоя временного (свыше 10
лет) х вносятся уточнения. несоответс заголовка дел обл содержанию
подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.5.8. Дл у докум определенных постоя и временног сроков
(свыше 10 лет) хранения, у которых вызываетс специф д документации (особо
ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись
документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
есл сф разновид документов, загол которых раскрывают
сод документов. Необход составл внутренн опис документов
дела определяется настоящей инструкцией.
8.5.9. Вну опис составляет отдель л установл ф и
сод свед порядковых номерах д дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется
итоговая запись, кото указываетс циф прописью количес включенных нее
докум количес л внут описи. Внутрення опис докум дела
подписываетс составител указан расшиф подписи, должнос даты
составления описи.
8.5.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку
из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При
под дел подшивке (переплету) металличес скрепления (булавки, скрепки) из
документов удаляются.
Дел временного (до 10 л включительно) хранения допускаетс х в
скоросшивателях, провод пересистематизацию докум деле, л дел не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.6. Организация оперативного хранения документов предприятия.
8.6.1. мом завед д переда арх дел храня мес их
формирования. Руководител структурных подраздел должнос лица, отвечающ за
делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.6.2. Дела, находящиеся рабочих комнатах и специальн отведенных дл цели
помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах,
обеспечивающих их пол сохранность, предохраняющих докум пыл воздействия
солнечного света.
8.6.3. целях повыш операт поис докум дел располагаю в
соответс номенкл дел. Номенкл дел ил вып помещается на
внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
8.6.4. Завершенн дел постоян долговременного (свыше 10 лет) хранения
хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
8.6.5. Выд дел другим структурны подраздел производится разрешения
руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется
под расписку.
8.6.6. выд дел заводится карточка-заместитель. указываетс структурное
подразделение, инд дела, д выдачи, кому дел выдано, д возвращения, также
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
8.6.7. Дел выдаются пол сотруд структурных подразделений
на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на
место его хранения.
8.6.8. Изъя докумен дел постоян хранения допу исключительных

случаях производ разреш руководител предприятия с оставл деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9. Порядок передачи документов предприятия в архив

9.1. Общие положения.

112