Page 31 - Book keeping

дел инд производ цел обесп их безошибочн и
оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в
сос соответствующих дел. Поясним, дела - усл обозначение (как
правило, состояще определ комбинаци буквенно-цифровых символов). Например,
раздел учетных докум сос номенкл дел бухгал служб присвоен
условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов
будет присвоен индекс 02-01.
Отмет также, дел вопросам (направлениям) деятельности, разреш в
течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела
включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.
Предварительн вариант номенкл дел подл проверке. Т проверка, в
частности, предусматривает:
уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом;
уточнение заголовков и индексов дел;
включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в
формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года;
уточнение сроков хранения дел.
Оформл номенкл дел целесо производ бланка
установленного образца. Пример такого бланка представлен на рис. 2.5 <1>.
--------------------------------
<1> Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения

Рис. 2.5
загол час номенкл дел указываются (см. бланк) наименования
предприя стру подразделения, д документа, мес составления, а
период действия (календ год). Граф сос табл части документа
заполняются следующим образом <2>:
графе 1 - указываю инд кажд дела, дел временны органов
предприятия, предусмотрен дл дел, заводимых течен календ года (т.н.
резервные индексы, см. ранее);
в графе 2 - указываются заголовки дел <3>;
в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел
никаких зап делается. Соответствующ свед д граф указываются по
окончании календарного года <4>;
графе 4 - указываются хранения дела, та соответствующему
перечню, на основании которых установлен срок хранения <5>;
графе 5 ("Примечание") оформл проект номенкл дел никаких зап не
делается. дальнейшем - течен действия номенкл дел - д графе
указываются:
отметки (" электронн виде") - делах, состоящих электронных докум баз
данных;
названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
отм перед дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для
продолжения.
--------------------------------
<2> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в
организации" (2003 г.).
<3> Для многотомных дел - также заголовки соответствующих томов (частей).
<4> того, окончан календ год нижней час номенкл дел
оформляется итоговая запись количес заведенных дел (томов), отдельно - постоян и
временного хранения.
<5> Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) отдельных статьях перечней
докум х означает, сред таких докум могу документы,
имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом
предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерской службы. Номенклатура дел

31