Page 11 - HR_Documentation

В разделе "Регистрация документов" устанавливаются порядок
регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой
службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой
технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что кадро-
вые приказы приобретают юридическую силу с момента их подписания и
регистрации.
Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в
которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заго-
ловок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При
регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению ор-
ганизации и в соответствии с заведенным порядком. Формы журналов
регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции.
Организация регистрации кадровых документов во многом опре-
деляется количеством издаваемых приказов, других документов и закре-
пляется системой индексации. В небольших организациях обычно ис-
пользуется простая система индексации – к порядковому номеру приказа
добавляются буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав).
Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по ос-
новной деятельности.
В инструкции обязателен раздел "Учетные документы", где дает-
ся описание справочных массивов, их доступность для различных кате-
горий руководителей и различных структурных подразделений, порядок
составления, ведения, систематизации и классификации справочной ин-
формации, ее хранение. Для большинства кадровых служб основным
учетным документом является личная карточка, которая ведется в каж-
дой организации. Если на предприятии присутствуют другие формы
учетных документов (например, Т-4 "Учетная карточка научного работ-
ника"), в инструкции должен быть установлен порядок их заполнения и
хранения.
Самостоятельным и обязательным является раздел "Оформление
трудовых книжек", который в значительной части повторяет действую-
щую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положе-
ний. Так, стоит прописать ответственность работников кадровой службы
за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроки внесения
новых сведений, порядок подписания и удостоверения, организацию хра-
нения, правила заполнения журналов трудовых книжек и журнала реги-
страции копий трудовых книжек.
В разделе "Оперативное хранение документов" излагаются пра-
вила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подраз-
делениях и ответственность за сохранность документов, порядок разра-
ботки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и
индексации дел. Особое значение имеет раздел "Личные дела", так как

11