Page 12 - HR_Documentation

общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок
работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде
всего, необходимо установить категории персонала, на которых ведутся
личные дела. Это могут быть только руководители; руководители и мате-
риально ответственные лица; руководители и специалисты - резерв на
выдвижение и др. Далее в инструкции устанавливается состав докумен-
тов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней
описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок лич-
ных дел и системы их хранения.
Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют
особое значение, так как часть документов формируется в дела традици-
онным образом – комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой
службе существует значительное количество "дел", имеющих по номенк-
латуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и
др.), которые делами не являются. Инструкция должна установить систе-
матизацию каждого дела.
В разделе "Подготовка документов к сдаче в архив" закрепляют-
ся порядок и организация проведения экспертизы ценности документов
(отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране-
нию, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, со-
ставление итоговой записи, оформление обложки дела).
В этом разделе необходимо установить требования к составле-
нию описи документов по личному составу, акта о выделении к уничто-
жению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи
дел в архив и уничтожения документов.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в
зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции
могут быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и
использования рабочего времени, аттестации работников.
Приложения к инструкции должны содержать максимум спра-
вочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке рас-
положения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В
приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и
штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы
номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т.д.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документа-
ми, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участи архи-
ва и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем ор-
ганизации и вводится в действие его приказом.
Инструкция является документом длительного действия. Необ-
ходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии подго-

12