Page 78 - Секретарское дело

2.4. Хранение, списание и уничтожение

документов

Все документы, создающиеся в процессе деятельности
учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат
информацию, ценность которой различна. Значительная часть
документов несет информацию, имеющую разовое значение,
после использования которой к документам больше не
возвращаются. Другие документы содержат информацию,

которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец,
совсем небольшая группа документов содержит информацию,
ценную в научных и практических целях. Такие документы
должны храниться постоянно. С экономической точки зрения,
хранить все документы нецелесообразно, т. к. для них
потребуются большие помещения, оборудование, штат
специальных работников. Поиск нужного ценного документа в
большом количестве бумаг будет затруднен. Поэтому

систематически проводится экспертиза ценности документов –
определение политического, экономического, социально-
культурного, практического и иного значения документов с целью
отбора их на государственное хранение или установления сроков
их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с
просмотра документов канцелярии или секретариата
руководства, затем таких функциональных структурных

подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров,
производственные отделы. В пределах документооборот и
формы его организации каждого подразделения сначала
просматривают документы для постоянного хранения. Это
документы, наиболее полно характеризующие основную
деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные
планы, отчеты, доклады и т. д.
Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень

типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм.
и доп. от 27 октября 2003 г.).