Page 79 - Секретарское дело

Завершающий этап работы с документами в текущем
делопроизводстве – обработка дел для последующего их
хранения и использования.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а

также конфиденциальные и по личному составу подлежат
полному оформлению, которое предусматривает следующие
этапы.
Пересистематизация документов в деле. Документы в
деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам
поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы
первый документ был в начале дела; из документов извлекаются
все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела. В целях сохранности и
закрепления порядка расположения документов, включенных в
дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами
валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым
карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы
и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой
самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в

левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями
нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а
затем очередным номером каждое вложение. В случае
обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится
их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются
одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах,

содержащих особо ценную и личную документацию, а также в
судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых
степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и
патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы
также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание
документов, например «Приказы директора по основной
деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее

составления регламентируются Основными правилами работы
ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся
сведения о датах и регистрационных номерах документов, их