Page 82 - Секретарское дело

сотруднику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые
описи хранящихся дел.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-

файлы), представляющие собой обложки из твердого материала
(с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см
превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы
предохранить подшитые документы от механических
повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель
(том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом
толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки
документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая
опись ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после
того, как пронумерованы в соответствии с внутренней
порядковой нумерацией тома его страницы.
Документы предприятия состоят на текущем хранении в

течение двух лет.
Порядок уничтожения или списания документов.
Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у
наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они
подвергают проверке.
С этой целью формируется комиссия в составе председателя
и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии
составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и

отобранные для уничтожения документы.

Помните!
• Только после передачи документов в архив предприятия
(организации) разрешается производить уничтожение
документов, включенных в акт.
• Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские

документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок
хранения.